ค่ารับรอง กิจการสามารถนำค่ารับรองมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้ โดยบันทึกรวมภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย เนื่องจากกฎหมายกำหนดให้ค่ารับรองเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถขอคืนภาษีซื้อได้

ลองมาดูหลักเกณฑ์ค่ารับรองตามกฎกระทรวงมาตรา 143 กันนะครับ

1. เป็นค่ารับรองตามธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจทั่วไป ต้องเป็นการรับรองบุคคลอื่น (ลูกค้า) ไม่ใช่พนักงานของบริษัท เว้นแต่พนักงานบริษัทต้องเข้าร่วมในการรับรองนั้น
2. กรณีให้เป็นสิ่งของต้องไม่เกินคนละ 2,000 บาทในแต่ละคราวที่มีการรับรองหรือการบริการ (2,000 บาท/คน/ครั้ง)
3. จำนวนเงินค่ารับรอง ให้นำมาหักเป็นรายจ่ายได้เท่ากับจำนวนที่จ่าย แต่รวมกันต้องไม่เกินร้อยละ 0.3 ของจำนวนเงินโดยคำนวณจาก
   – ยอดรายได้ทั้งปี หรือ ยอดขายที่ต้องนำมารวมคำนวณกำไรสุทธิก่อนหักรายจ่ายใดในรอบระยะเวลาบัญชี
   – ทุนจดทะเบียนที่ได้รับชำระแล้วถึงวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี
   โดยบริษัทสามารถเลือกได้ว่าจะใช้ตัวเลขจากยอดใด ซึ่งแล้วแต่ว่าจำนวนใดจะมากกว่า แต่ทั้งนี้กฎหมายกำหนดให้หักได้สูงสุดไม่เกิน 10 ล้านบาท
4. ค่ารับรอง ต้องมีกรรมการ หรือผู้เป็นหุ้นส่วน หรือผู้จัดการ หรือผู้ได้รับมอบหมายจากบุคคลดังกล่าวเป็นผู้อนุมัติหรือสั่งจ่ายค่ารับรอง หรือค่าบริการนั้นด้วย
5. ต้องมีหลักฐานการจ่าย ใบเสร็จรับเงิน

นอกจากนี้ควรมีข้อมูลประกอบการเบิกค่ารับรองเพิ่มเติมคือ

1. ต้องระบุบุคคลที่ได้รับการรับรองได้ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรติดต่อไว้ในใบเบิกจ่ายเงิน หรือใบสำคัญจ่าย
2. ต้องพิสูจน์ให้ได้ว่าบุคคลที่ได้รับการรับรอง เกี่ยวข้องกับกิจการหรือเอื้อประโยชน์ต่อกิจการอย่างไร เช่น เป็นลูกค้า

ค่ารับรองที่ถือเป็นรายจ่ายได้ ตัวอย่างเช่น ค่าที่พัก ค่าอาหาร เครื่องดื่ม ดูมหรสพ การกีฬา การให้กระเช้าของขวัญในเทศกาลปีใหม่กับลูกค้า เป็นต้น

ค่ารับรองที่ไม่สามารถบันทึกรายจ่ายได้ ตัวอย่างเช่น ซื้อบัตรการกุศล ค่าของขวัญและดอกไม้วันเกิด ค่าสมาชิกกอล์ฟ ค่าช่วยงานต่าง ๆ เช่น งานศพ งานแต่งงานให้ลูกค้า เป็นต้น ถือเป็นรายจ่ายส่วนตัว หรือการให้โดยเสน่หาเพื่อประโยชน์ทางสังคมของผู้มีอำนาจจ่ายเงิน

ค่ารับรองที่ไม่เป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กล่าวข้างต้น จะถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม ซึ่งต้องบวกกลับตอนคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลตอนสิ้นปี

ตัวอย่างที่สรรพากรตอบไว้นะครับ

เลขที่: : 404928

เรื่อง: : พาลูกค้าไปเล่นกอล์ฟถือเป็นค่ารับรอง

คำถาม: : บริษัทพาลูกค้าไปเล่นกอล์ฟจะถือเป็นค่ารับรองได้หรือไม่

คำตอบ: : ได้ แต่ไม่เกินคนละ 2,000 บาท เนื่องจากเป็นการรับรองลูกค้าอันจำเป็นตามประเพณีทางธุรกิจทั่วไป ไม่ต้องห้าม ตามมาตรา 65 ตรี(4) แห่งประมวลรัษฎากร และ กฎกระทรวง ฉบับที่ 143 (พ.ศ.2522)

เลขที่: : 401490

เรื่อง: : รายจ่ายต้องห้าม กรณีค่าซื้อบัตรการกุศล ค่าซื้อของขวัญวันเกิด และค่าช่วยงาน

คำถาม: : บริษัท มีรายจ่ายค่าซื้อบัตรการกุศล ค่าของขวัญและดอกไม้วันเกิด ค่าสมาชิกกอล์ฟ และค่าช่วยงานต่าง ๆ เช่น งานศพ งานแต่งงานให้ลูกค้า ซึ่งเป็นไปตามประเพณีนิยมในการดำเนินกิจการค้าขายโดยทั่วไปต้องมีค่าเลี้ยง ดู ค่ารับรองแขกในรูปต่าง ๆ รายจ่ายดังกล่าวถือเป็นรายจ่ายใ

คำตอบ: : รายจ่ายดังกล่าว ถือเป็นรายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการส่วนตัวหรือการให้โดยเสน่หาเพื่อประโยชน์ ทางสังคมของผู้มีอำนาจจ่ายเงิน มิใช่รายจ่ายเพื่อหารายได้ในการดำเนินธุรกิจ จึงต้องห้ามมิให้ถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ ตามมาตรา 65 ตรี(3) และ (13) แห่งประมวลรัษฎากร (คำพิพากษาฎีกาที่ 7124/2545 และ 3661/2545)

เลขที่: : 405580

เรื่อง: : จ่ายช่วยค่าของรางวัลในการจัดกีฬาสีของบริษัทลูกค้า

คำถาม: : บริษัทได้จ่ายช่วยค่าของรางวัลในการจัดกีฬาสีของบริษัทลูกค้าจะถือเป็นค่าส่งเสริมการขายหรือค่ารับรองได้หรือไม่

คำตอบ: : ไม่ถือเป็นค่าส่งเสริมการขายและค่ารับรอง แต่เป็นการให้โดยเสน่หาต้องห้าม ตามมาตรา 65 ตรี(3) แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งถ้าจะเป็นค่ารับรองต้องเข้าเงื่อนไข ตามกฎกระทรวง ฉบับที่ 143 (พ.ศ.2522)

เลขที่: : 408405

เรื่อง: : ซื้อกระเช้าของขวัญปีใหม่ให้ลูกค้าเข้าลักษณะเป็นค่ารับรองถือเป็นรายจ่ายได้

คำถาม: : ซื้อกระเช้าของขวัญปีใหม่ให้ลูกค้าถือเป็นรายจ่ายได้หรือไม่

คำตอบ: : รายจ่ายค่ากระเช้าของขวัญที่ซื้อมาแจกหรือให้เป็นของขวัญแก่ลูกค้าเนื่องใน พิธีหรือตามโอกาสแห่งขนบธรรมเนียมประเพณี  เข้าลักษณะเป็นค่ารับรอง ดังนั้น จึงถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีได้ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด ในกฎกระทรวง ฉบับที่ 143 (พ.ศ.2522) แก้ไขเพิ่มเติมโดย กฎกระทรวง ฉบับที่ 222 (พ.ศ.2542)

อ้างอิง กฎกระทรวง ฉบับที่ 143 (พ.ศ. 2522) ออกตามความในประมวลรัษฎากร ว่าด้วยภาษีเงินได้

กรณีเป็นรถยนต์ของบริษัท ค่าน้ำมันรถ ค่าซ่อมแซม และค่าใช้จ่ายอื่นๆ สามารถนำมาบันทึกบัญชีได้ แต่กรณีไม่ใช่รถบริษัท อาจจะเป็นรถของกรรมการ หรือพนักงาน นำรถมาใช้ในการประกอบกิจธุระของกิจการ สามารถนำค่าน้ำมันมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้หรือไม่ และพนักงานต้องนำเงินได้นี้มารวมเพื่อคำนวณเป็นเงินได้ประจำปีหรือไม่

มาดูคำตอบที่สรรพากรตอบไว้นะครับ

เลขที่หนังสือ : กค 0706/6969

วันที่ : 13 กรกฎาคม 2550

เรื่อง : ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา และภาษีเงินได้นิติบุคคล กรณีการจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์แก่พนักงาน

ข้อกฎหมาย : มาตรา 65 ตรี (3) และมาตรา 42(1) แห่งประมวลรัษฎากร

ข้อหารือ

บริษัทฯ มีนโยบายจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ให้กับพนักงานของบริษัทฯ ในกรณีที่ใช้รถยนต์ส่วนตัวในกิจธุระของบริษัทฯ ตามอัตราที่กำหนดและประกาศให้พนักงานทราบทุกสิ้นเดือน โดยบริษัทฯใช้อัตราราคาน้ำมันที่สูงที่สุดในเดือนนั้น ๆ ของกระทรวงพลังงานมาคำนวณเพื่อจ่ายคืนแก่พนักงานเดือนละครั้ง และต้องระบุรายละเอียดการเดินทางและกิจธุระที่ทำในหน้าที่ของพนักงานพร้อมใบ เสร็จรับเงินค่าน้ำมันที่จ่ายจริง บริษัทฯ หารือว่า
1. บริษัทฯ จะบันทึกค่าน้ำมันที่จ่ายให้กับพนักงานเป็นรายจ่ายได้หรือไม่ และจะถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลหรือไม่
2. พนักงานของบริษัทฯ ต้องนำเงินได้ที่ได้รับดังกล่าวไปรวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหรือไม่

แนววินิจฉัย

1. กรณีบริษัทฯ จ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ให้กับพนักงานของบริษัทฯ ตามจำนวนที่จ่ายจริงในกรณีที่พนักงานใช้รถยนต์ส่วนตัวเดินทางไปทำงานให้ บริษัทฯ ถือเป็นรายจ่ายเกี่ยวกับการประกอบกิจการของบริษัทฯบริษัทฯ มีสิทธินำค่าน้ำมันดังกล่าวมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ ไม่ถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร สำหรับค่าน้ำมันรถยนต์ส่วนที่บริษัทฯ ได้จ่ายไปเกินกว่าจำนวนที่พนักงานของบริษัทฯ ได้จ่ายไปจริง ถือเป็นรายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการส่วนตัว ต้องห้ามมิให้ถือเป็นรายจ่าย ตามมาตรา 65 ตรี (3) แห่งประมวลรัษฎากร
2. กรณีพนักงานจะได้รับยกเว้นไม่ต้องนำค่าน้ำมันในกรณีนี้ไปรวมคำนวณเพื่อเสีย ภาษีเงินได้ ตามมาตรา 42(1) แห่งประมวลรัษฎากร นั้น จะต้องมีหลักฐานการใช้รถยนต์และพิสูจน์จนเป็นที่เชื่อถือแก่การตรวจสอบไต่ สวนของเจ้าพนักงานประเมิน ว่าได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการที่ต้องปฏิบัติการตามหน้าที่ ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดเพื่อการปฏิบัติงานตามหน้าที่นั้นด้วยประกอบกับ บริษัทฯ ต้องมีระเบียบอนุญาตให้มีการเบิกจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ได้และมีหนังสืออนุญาต พร้อมทั้งการบันทึกอนุญาตให้เดินทางไปติดต่องานจากที่ใดถึงที่ใด ระยะเวลาทางเท่าใด ชื่อเจ้าของรถยนต์หมายเลขทะเบียนรถยนต์ใบเสร็จรับเงินค่าน้ำมันรถยนต์ที่มี การระบุชื่อเจ้าของรถยนต์ หมายเลขทะเบียนรถยนต์ให้ชัดเจน

เลขตู้ : 70/35139

เลขที่ : 401748
เรื่อง :         ค่าใช้จ่ายรถยนต์ใช้ในกิจการถือเป็นรายจ่ายได้แม้ไม่ใช่รถยนต์ของกิจการ
คำถาม :    รถยนต์ไม่ใช่ของบริษัท แต่บริษัทเอาค่าน้ำมันมาเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่
คำตอบ :    ค่าน้ำมันรถยนต์ซึ่งไม่ใช่รถยนต์ของบริษัท ไม่สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ เว้นแต่พิสูจน์ได้ว่าเป็นการนำรถยนต์มาใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อกิจการ มีหลักฐานการใช้รถยนต์ซึ่งสามารถพิสูจน์จนเป็นที่เชื่อถือแก่เจ้าพนักงาน เช่น มีระเบียบอนุญาตในการเบิกจ่าย มีหนังสืออนุญาตพร้อมบันทึกอนุญาตให้เดินทางไปติดต่องานเรื่องใด จากที่ใดถึงที่ใด ระยะเวลาเท่าใด ทะเบียนรถยนต์ และบิลค่าน้ำมันระบุชื่อเจ้าของรถยนต์ ทะเบียนรถยนต์

สรุปอีกที ค่าน้ำมันรถที่จ่ายให้พนักงานถ้าเป็นการใช้เพื่อกิจธุระของกิจการ ก็สามารถนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้ ส่วนพนักงานก็ไม่ต้องนำไปรวมคำนวณเป็นงินได้ประจำปี โดยมีเงื่อนไขดังนี้

ต้องมีหลักฐานการใช้รถ และพิสูจน์ได้ว่าเป็นการจ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเพื่อการปฏิบัติหน้าที่ของตน  และจำนวนเงินค่าใช้จ่ายนั้นได้จ่ายไปทั้งหมดเพื่อการปฏิบัติงานตามหน้าที่ นั้นด้วย และ

• มีระเบียบของนายจ้างอนุญาตให้มีการเบิกจ่ายค่าน้ำมันรถได้
• มีหนังสือหรือบันทึกอนุญาตให้เดินทางไป ติดต่องาน  ระบุว่าเป็นการเดินทางจากที่ใดไปที่ใด  ระยะทางเท่าใด  ชื่อเจ้าของรถ และหมายเลขทะเบียนรถ
• ใบเสร็จค่าน้ำมันรถที่ระบุชื่อเจ้าของรถ  หมายเลขทะเบียนรถ
• ต้องมีการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ

มีข้อหารือสรรพากรในเรื่องการเบิกค่าน้ำรถโดยใช้ระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการใช้ยานพาหนะส่วนตัว

เลขที่: : 408259

เรื่อง: : อัตราการจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ชดเชยให้แก่พนักงานที่นำรถยนต์ส่วนตัวมาใช้ในกิจการ

คำถาม: : พนักงาน บริษัทนำรถยนต์ส่วนตัวมาใช้เดินทางไปปฏิบัติงานของบริษัท โดยเบิกค่าน้ำมันรถยนต์กับบริษัท หากไม่มีหลักฐานการจ่ายที่พิสูจน์ว่าได้จ่ายไปเท่าไร เมื่อบริษัทจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ชดเชยให้กับพนักงาน บริษัทสามารถลงเป็นรายจ่ายได้อย่างไร

คำตอบ: : หากบริษัทจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ชดเชยให้พนักงานกรณีที่นำรถยนต์ส่วนตัวไปใช้ใน กิจการงานของบริษัท บริษัทสามารถลงเป็นรายจ่ายได้ตามจำนวนที่จ่ายไปจริง แต่ไม่เกินกิโลเมตรละ 2 บาท สำหรับรถยนต์ส่วนบุคคล หรือกิโลเมตรละ 1 บาท สำหรับรถจักรยานยนต์ ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการใช้ยานพาหนะส่วนตัว เดินทางไปราชการ (ฉบับที่ 3) พ.ศ.2547 ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 21 เมษายน 2547 เป็นต้นไป ที่กำหนดเงินชดเชยเหมาจ่ายสำหรับรถยนต์ส่วนบุคคล กิโลเมตรละ 2 บาท และรถจักรยานยนต์ กิโลเมตรละ 1 บาท หากบริษัทจ่ายตามอัตราดังกล่าวที่กำหนด สามารถเป็นรายจ่ายได้ และพนักงานที่ได้รับค่าน้ำมันชดเชยได้รับยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ตามมาตรา 42 แห่งประมวลรัษฎากร

ระเบียบการเบิกค่าพาหนะเดินทางปรับใหม่ในปี 2550 ดูไฟล์เอกสารได้ที่ http://www.cgd.go.th/uploadfile/doc/4027_doc.pdf

เงินชดเชยในการใช้ยานพาหนะส่วนตัวในการเดินทางไปราชการ

1. รถยนต์ส่วนบุคคล กิโลเมตรละ 4 บาท
2. รถจักรยานยนต์ส่วนบุคคล กิโลเมิตรละ 2 บาท

สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก (SMEs) มักจะพบปัญหาการนำรถกรรมการมาใช้ในกิจการ รายจ่ายค่าน้ำมัน ค่าซ่อมแซม สามารถเบิกได้หรือไม่ ถ้าพิสูจน์ได้ว่านำรถมาใช้ในกิจการจริง ก็สามารถที่จะนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้ แต่ผมว่าบางที่มันก็พิสูจน์ยากเหมือนกัน ผมเคยอ่านเจอว่า ค่าน้ำมันรถกรรมการ สามารถเบิกได้ แต่วันหยุดเสาร์ อาทิตย์ หรือวันหยุดตามประเพณี เบิกไม่ได้ อันนี้ผมว่า ขึ้นอยู่ที่ดุลพินิจของเจ้าพนักงาน เพราะในข้อกฎหมายก็เขียนไว้ว่า จะต้องมีหลักฐานการใช้รถยนต์และพิสูจน์จนเป็นที่เชื่อถือแก่การตรวจสอบไต่ สวนของเจ้าพนักงานประเมิน แต่ถ้าทำให้ถูกต้องก็ต้องมีการจดบันทึกหลักฐานการใช้รถ ตามที่กล่าวข้างต้น