ค่าน้ำมันรถ กรณีนำรถส่วนตัวมาใช้งาน

กรณีเป็นรถยนต์ของบริษัท ค่าน้ำมันรถ ค่าซ่อมแซม และค่าใช้จ่ายอื่นๆ สามารถนำมาบันทึกบัญชีได้ แต่กรณีไม่ใช่รถบริษัท อาจจะเป็นรถของกรรมการ หรือพนักงาน นำรถมาใช้ในการประกอบกิจธุระของกิจการ สามารถนำค่าน้ำมันมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้หรือไม่ และพนักงานต้องนำเงินได้นี้มารวมเพื่อคำนวณเป็นเงินได้ประจำปีหรือไม่

มาดูคำตอบที่สรรพากรตอบไว้นะครับ

เลขที่หนังสือ : กค 0706/6969

วันที่ : 13 กรกฎาคม 2550

เรื่อง : ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา และภาษีเงินได้นิติบุคคล กรณีการจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์แก่พนักงาน

ข้อกฎหมาย : มาตรา 65 ตรี (3) และมาตรา 42(1) แห่งประมวลรัษฎากร

ข้อหารือ

บริษัทฯ มีนโยบายจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ให้กับพนักงานของบริษัทฯ ในกรณีที่ใช้รถยนต์ส่วนตัวในกิจธุระของบริษัทฯ ตามอัตราที่กำหนดและประกาศให้พนักงานทราบทุกสิ้นเดือน โดยบริษัทฯใช้อัตราราคาน้ำมันที่สูงที่สุดในเดือนนั้น ๆ ของกระทรวงพลังงานมาคำนวณเพื่อจ่ายคืนแก่พนักงานเดือนละครั้ง และต้องระบุรายละเอียดการเดินทางและกิจธุระที่ทำในหน้าที่ของพนักงานพร้อมใบ เสร็จรับเงินค่าน้ำมันที่จ่ายจริง บริษัทฯ หารือว่า
1. บริษัทฯ จะบันทึกค่าน้ำมันที่จ่ายให้กับพนักงานเป็นรายจ่ายได้หรือไม่ และจะถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลหรือไม่
2. พนักงานของบริษัทฯ ต้องนำเงินได้ที่ได้รับดังกล่าวไปรวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหรือไม่

แนววินิจฉัย

1. กรณีบริษัทฯ จ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ให้กับพนักงานของบริษัทฯ ตามจำนวนที่จ่ายจริงในกรณีที่พนักงานใช้รถยนต์ส่วนตัวเดินทางไปทำงานให้ บริษัทฯ ถือเป็นรายจ่ายเกี่ยวกับการประกอบกิจการของบริษัทฯบริษัทฯ มีสิทธินำค่าน้ำมันดังกล่าวมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ ไม่ถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร สำหรับค่าน้ำมันรถยนต์ส่วนที่บริษัทฯ ได้จ่ายไปเกินกว่าจำนวนที่พนักงานของบริษัทฯ ได้จ่ายไปจริง ถือเป็นรายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการส่วนตัว ต้องห้ามมิให้ถือเป็นรายจ่าย ตามมาตรา 65 ตรี (3) แห่งประมวลรัษฎากร
2. กรณีพนักงานจะได้รับยกเว้นไม่ต้องนำค่าน้ำมันในกรณีนี้ไปรวมคำนวณเพื่อเสีย ภาษีเงินได้ ตามมาตรา 42(1) แห่งประมวลรัษฎากร นั้น จะต้องมีหลักฐานการใช้รถยนต์และพิสูจน์จนเป็นที่เชื่อถือแก่การตรวจสอบไต่ สวนของเจ้าพนักงานประเมิน ว่าได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการที่ต้องปฏิบัติการตามหน้าที่ ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดเพื่อการปฏิบัติงานตามหน้าที่นั้นด้วยประกอบกับ บริษัทฯ ต้องมีระเบียบอนุญาตให้มีการเบิกจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ได้และมีหนังสืออนุญาต พร้อมทั้งการบันทึกอนุญาตให้เดินทางไปติดต่องานจากที่ใดถึงที่ใด ระยะเวลาทางเท่าใด ชื่อเจ้าของรถยนต์หมายเลขทะเบียนรถยนต์ใบเสร็จรับเงินค่าน้ำมันรถยนต์ที่มี การระบุชื่อเจ้าของรถยนต์ หมายเลขทะเบียนรถยนต์ให้ชัดเจน

เลขตู้ : 70/35139

เลขที่ : 401748
เรื่อง :         ค่าใช้จ่ายรถยนต์ใช้ในกิจการถือเป็นรายจ่ายได้แม้ไม่ใช่รถยนต์ของกิจการ
คำถาม :    รถยนต์ไม่ใช่ของบริษัท แต่บริษัทเอาค่าน้ำมันมาเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่
คำตอบ :    ค่าน้ำมันรถยนต์ซึ่งไม่ใช่รถยนต์ของบริษัท ไม่สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ เว้นแต่พิสูจน์ได้ว่าเป็นการนำรถยนต์มาใช้ในการปฏิบัติงานเพื่อกิจการ มีหลักฐานการใช้รถยนต์ซึ่งสามารถพิสูจน์จนเป็นที่เชื่อถือแก่เจ้าพนักงาน เช่น มีระเบียบอนุญาตในการเบิกจ่าย มีหนังสืออนุญาตพร้อมบันทึกอนุญาตให้เดินทางไปติดต่องานเรื่องใด จากที่ใดถึงที่ใด ระยะเวลาเท่าใด ทะเบียนรถยนต์ และบิลค่าน้ำมันระบุชื่อเจ้าของรถยนต์ ทะเบียนรถยนต์

สรุปอีกที ค่าน้ำมันรถที่จ่ายให้พนักงานถ้าเป็นการใช้เพื่อกิจธุระของกิจการ ก็สามารถนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้ ส่วนพนักงานก็ไม่ต้องนำไปรวมคำนวณเป็นงินได้ประจำปี โดยมีเงื่อนไขดังนี้

ต้องมีหลักฐานการใช้รถ และพิสูจน์ได้ว่าเป็นการจ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเพื่อการปฏิบัติหน้าที่ของตน  และจำนวนเงินค่าใช้จ่ายนั้นได้จ่ายไปทั้งหมดเพื่อการปฏิบัติงานตามหน้าที่ นั้นด้วย และ

• มีระเบียบของนายจ้างอนุญาตให้มีการเบิกจ่ายค่าน้ำมันรถได้
• มีหนังสือหรือบันทึกอนุญาตให้เดินทางไป ติดต่องาน  ระบุว่าเป็นการเดินทางจากที่ใดไปที่ใด  ระยะทางเท่าใด  ชื่อเจ้าของรถ และหมายเลขทะเบียนรถ
• ใบเสร็จค่าน้ำมันรถที่ระบุชื่อเจ้าของรถ  หมายเลขทะเบียนรถ
• ต้องมีการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ

มีข้อหารือสรรพากรในเรื่องการเบิกค่าน้ำรถโดยใช้ระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการใช้ยานพาหนะส่วนตัว

เลขที่: : 408259

เรื่อง: : อัตราการจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ชดเชยให้แก่พนักงานที่นำรถยนต์ส่วนตัวมาใช้ในกิจการ

คำถาม: : พนักงาน บริษัทนำรถยนต์ส่วนตัวมาใช้เดินทางไปปฏิบัติงานของบริษัท โดยเบิกค่าน้ำมันรถยนต์กับบริษัท หากไม่มีหลักฐานการจ่ายที่พิสูจน์ว่าได้จ่ายไปเท่าไร เมื่อบริษัทจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ชดเชยให้กับพนักงาน บริษัทสามารถลงเป็นรายจ่ายได้อย่างไร

คำตอบ: : หากบริษัทจ่ายค่าน้ำมันรถยนต์ชดเชยให้พนักงานกรณีที่นำรถยนต์ส่วนตัวไปใช้ใน กิจการงานของบริษัท บริษัทสามารถลงเป็นรายจ่ายได้ตามจำนวนที่จ่ายไปจริง แต่ไม่เกินกิโลเมตรละ 2 บาท สำหรับรถยนต์ส่วนบุคคล หรือกิโลเมตรละ 1 บาท สำหรับรถจักรยานยนต์ ตามระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการใช้ยานพาหนะส่วนตัว เดินทางไปราชการ (ฉบับที่ 3) พ.ศ.2547 ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 21 เมษายน 2547 เป็นต้นไป ที่กำหนดเงินชดเชยเหมาจ่ายสำหรับรถยนต์ส่วนบุคคล กิโลเมตรละ 2 บาท และรถจักรยานยนต์ กิโลเมตรละ 1 บาท หากบริษัทจ่ายตามอัตราดังกล่าวที่กำหนด สามารถเป็นรายจ่ายได้ และพนักงานที่ได้รับค่าน้ำมันชดเชยได้รับยกเว้นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ตามมาตรา 42 แห่งประมวลรัษฎากร

ระเบียบการเบิกค่าพาหนะเดินทางปรับใหม่ในปี 2550 ดูไฟล์เอกสารได้ที่ http://www.cgd.go.th/uploadfile/doc/4027_doc.pdf

เงินชดเชยในการใช้ยานพาหนะส่วนตัวในการเดินทางไปราชการ

1. รถยนต์ส่วนบุคคล กิโลเมตรละ 4 บาท
2. รถจักรยานยนต์ส่วนบุคคล กิโลเมิตรละ 2 บาท

สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก (SMEs) มักจะพบปัญหาการนำรถกรรมการมาใช้ในกิจการ รายจ่ายค่าน้ำมัน ค่าซ่อมแซม สามารถเบิกได้หรือไม่ ถ้าพิสูจน์ได้ว่านำรถมาใช้ในกิจการจริง ก็สามารถที่จะนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้ แต่ผมว่าบางที่มันก็พิสูจน์ยากเหมือนกัน ผมเคยอ่านเจอว่า ค่าน้ำมันรถกรรมการ สามารถเบิกได้ แต่วันหยุดเสาร์ อาทิตย์ หรือวันหยุดตามประเพณี เบิกไม่ได้ อันนี้ผมว่า ขึ้นอยู่ที่ดุลพินิจของเจ้าพนักงาน เพราะในข้อกฎหมายก็เขียนไว้ว่า จะต้องมีหลักฐานการใช้รถยนต์และพิสูจน์จนเป็นที่เชื่อถือแก่การตรวจสอบไต่ สวนของเจ้าพนักงานประเมิน แต่ถ้าทำให้ถูกต้องก็ต้องมีการจดบันทึกหลักฐานการใช้รถ ตามที่กล่าวข้างต้น