1.กรณีมีพนักงานเข้าทำงานใหม่ จะต้องแจ้งขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน แบ่งออกเป็น 2 กรณี ดังนี้

1.1 กรณีไม่เคยขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน ให้ยื่นแบบ สปส.1-03 พร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน (พร้อมเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง )

1.2 กรณีเคยขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนมาก่อน (ไม่ว่าทางประกันสังคมจะออกบัตรรับรองสิทธิให้แล้วหรือไม่ก็ตาม) ให้ยื่นแบบ สปส. 1-03/1 เท่านั้น
หมายเหตุ บุคคลที่จะขึ้นทะเบียนเป็นผู้ประกันตนต้องมีอายุไม่ต่ำกว่า 15 ปีบริบูรณ์และอายุไม่เกิน 60 ปีบริบูรณ์

หลักการนำส่ง สปส.1-03 และ สปส. 1-03/1 มีขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. สปส. 1-03 → แนบด้วยสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน → พร้อมเซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง (รวมเรียกว่า 1 แผ่น)
2. สปส. 1-03/1 (รวมเรียกว่า 1 แผ่น )
3. ปะหน้าด้วย สปส.1-02 แล้วรวมจำนวนแผ่นที่นำส่งประกันสังคม
4. ส่งให้ นายจ้าง / ผู้รับมอบอำนาจ → เซ็น → พร้อมประทับตรานิติบุคคล (ถ้ามี)

2. กรณีพนักงานลาออก ให้ยื่นแบบ สปส. 6-09

3. กรณีพนักงานขอเปลี่ยนสถานพยาบาลใหม่ และหรือขอแก้ไขบัตร ให้ยื่นแบบ สปส.9-02
(ขอเปลี่ยนสถานพยาบาลใหม่ประจำปีได้ในวันที่ 1 ม.ค – 31 มี.ค ของทุกปี )

4. กรณีพนักงานประสบอุบัติเหตุเนื่องจากการทำงานให้นายจ้าง ให้ยื่นแบบ กท.16 และ กท.44

5. กรณีขอรับประโยชน์ทดแทน กองทุนประกันสังคม ให้ยื่นแบบ สปส.2-01

ข้อกำหนดของประกันสังคม

– กรณีนำส่ง สปส. 1-03 และ สปส. 1-03 / 1 ให้แจ้งการขึ้นทะเบียนผู้ประกันภายใน 30 วัน นับแต่วันที่รับลูกจ้างเข้า
ทำงาน มิฉะนั้นมีความผิดต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ
– กรณีนำส่ง สปส. 6-09 ให้แจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน ตั้งแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลง ทั้งนี้ไม่เกินวันที่ 15
ของเดือน ถัดจากเดือนที่มีการเปลี่ยนแปลง มิฉะนั้นจะมีความผิดต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ

การกรอกแบบเพื่อนำส่ง สปส.1-03 และ สปส.1-03/1 มีขั้นตอนดังต่อไปนี้
ในส่วนข้อมูลนายจ้าง

1. กรอกชื่อสถานประกอบการ
2. เลขที่บัญชี ของสถานประกอบการ
3. ลำดับที่สาขา (ถ้ามี)
4. วันที่ผู้ประกันตนเข้าทำงาน (ให้กรอกวันเดือนปี ที่ผู้ประกันตนเข้าปฏิบัติงานจริง ซึ่งจะมีผลต่อการขอรับประโยชน์)
5. ประเภทการจ้าง

ข้อมูลผู้ประกันตน

– ให้กรอกข้อมูลผู้ประกันตนในลำดับที่ 1 – 6 ให้ครบถ้วนเรียบร้อย
คำแนะนำ ข้อ 6. สถานภาพครอบครัว ให้ระบุตามความเป็นจริง กรณีมีบุตรอายุไม่เกิน 6 ปี มากกว่า 2 คน ให้กรอกปี พ.ศ.เกิดเพียง 2 คน เรียงตามลำดับการเกิดก่อนหลังที่มีชีวิตอยู่

ข้อปฏิบัติผู้มีอำนาจเซ็น
– ผู้ลงชื่อรับรองข้อมูลผู้ประกันตนเป็นผู้มีอำนาจกระทำการผูกพันบริษัทหรือผู้ได้รับมอบอำนาจเท่านั้น
– ใน ( …………………………… ) → ให้ลงคำนำหน้านาม ชื่อ – ชื่อสกุลให้เรียบร้อย
– วันที่ ………………………….. พร้อมลงวันที่ให้เรียบร้อย

ข้อมูลการเลือกสถานพยาบาล
– การเลือกสถานพยาบาลในข้อ 8 ให้ผู้ประกันตนเลือกได้ตามเอกสารรายชื่อสถานพยาบาลประกันสังคมปีปัจจุบันเท่านั้น

รายละเอียดการทำ สปส.1-03/1 มีขั้นตอนดังนี้

1.กรอกชื่อสถานประกอบการและชื่อสาขาพร้อมเลขที่บัญชี ลำดังสาขา ที่ตั้งสถานประกอบการหรือสาขา ตามที่ได้แจ้งขึ้นทะเบียนนายจ้างไว้ กรณีเป็นสำนักงานใหญ่หรือเป็นกิจการซึ่งไม่มีสาขากรุณาใส่ 000000 ลงที่ช่องลำดับที่สาขา

2.กรอกลำดับที่ เลขประจำตัวประชาชน คำนำหน้านาม ชื่อ-ชื่อนามสกุล ของผู้ประกันตนให้ชัดเจน

3.กรอก วันเดือนปี ที่ผู้ประกันตนเข้าทำงาน

4.ผู้ลงชื่อรับรองข้อมูลผู้ประกนตนเป็นผู้มีอำนาจกระทำการผูกพันบริษัทหรือผู้ได้รับมอบหมายอำนาจเท่านั้น

5.ลงชื่อ………………………….. นายจ้าง/ผู้รับมอบอำนาจ (ให้เซ็นชื่อนายจ้างหรือผู้ได้รับมอบอำนาจเท่านั้น)
6.ใน ( …………………………… ) → ให้ลงคำนำหน้านาม ชื่อ – ชื่อสกุลให้เรียบร้อย
7.ตำแหน่ง……………… ( ให้กรอกเป็นภาษาไทยชื่อตำแหน่งเต็ม ) ** ห้ามใช้ตัวย่อหรือภาษาอังกฤษ ( PM.)

8. วันที่ ………………………….. พร้อมลงวันที่ให้เรียบร้อย

รายละเอียดการทำ สปส. 6-09 มีขั้นตอนดังนี้

1.กรอกชื่อสถานประกอบการและชื่อสาขาพร้อมเลขที่บัญชี ลำดับที่สาขา ที่ตั้งสถานประกอบการหรือสาขา ตามที่ได้แจ้งขึ้นทะเบียนนายจ้างไว้ กรณีเป็นสำนักงานใหญ่หรือเป็นกิจการซึ่งไม่มีสาขากรุณาใส่ 000000 ลงที่ช่องลำดับที่สาขา

2.กรอกลำดับที่ เลขประจำดัวประชาชน คำนำหน้านาม ชื่อ – ชื่อสกุล ของผู้ประกันตนให้ชัดเจน

3.กรอก วัน เดือน ปี ที่สิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน คือ วันที่ถัดจากวันสุดท้ายที่ผู้ประกันตนมาทำงาน เช่น ผู้ประกันตนมาทำงานวันสุดท้ายวันที่ 31 สิงหาคม 2550 ให้กรอกวันที่สิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตนเป็นวันที่ 1 กันยายน 2550
กรณีตาย ระบุวัน เดือน ปี ที่ผู้ประกันตนตาย

4.สาเหตุการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน กรณีลาออก ให้ทำเครื่องหมาย √ ในช่องที่ 1

5.ผู้ลงชื่อรับรองการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตนเป็นผู้มีอำนาจกระทำการผูกพันบริษัทหรือผู้ได้รับมอบอำนาจเท่านั้น

6.ลงชื่อ………………………….. นายจ้าง/ผู้รับมอบอำนาจ (ให้เซ็นชื่อนายจ้างหรือผู้ได้รับมอบอำนาจเท่านั้น)

7. ใน ( …………………………… ) → ให้ลงคำนำหน้านาม ชื่อ – ชื่อสกุลให้เรียบร้อย

8. ตำแหน่ง……………… ( ให้กรอกเป็นภาษาไทยชื่อตำแหน่งเต็ม ) ** ห้ามใช้ตัวย่อหรือภาษาอังกฤษ ( PM.)

9. วันที่ ………………………….. พร้อมลงวันที่ให้เรียบร้อย

ลองมาตัวอย่างการกรอกแบบดูนะครับ

ตัวอย่างการกรอกแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน สปส.1-03

ตัวอย่างการกรอกแบบขึ้นทะเบียนผู้กันตน (เคยขึ้นทะเบียนมาก่อนแล้ว) สปส.1-03/1

ตัวอย่างการกรอกหนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน สปส.6-09

ตัวอย่างการกรอกแบบขอบัตรรับรองสิทธิการรักษาพยาบาล สปส.9-02

ตัวอย่างการกรอกแบบแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จริงผู้ประกันตน สปส.6-10

สำหรับท่านใดที่สนใจใช้บริการของสำนักงานบัญชี บริการรับทำเงินเดือน เราให้บริการยื่นแบบประกันสังคมด้วย รวมถึงการจัดทำรายงานส่งกองทุนเงินทดแทน แบบแสดงเงินค่าจ้างประจำปี (กท.20ก) อ่านข้อมูลบริการเพิ่มเติมได้ที่ รับทำเงินเดือน

หมายเหตุ รูปภาพประกอบเอามาจากสำนักงานประกันสังคมจังหวัดเชียงใหม่

ผมเองทำงานด้านบัญชีและต้องรับผิดชอบในการทำเงินเดือนพนักงาน ใช้งานโปรแกรมบัญชีและโปรแกรมเงินเดือนมาหลายตัว วันนี้ขอเล่าถึงปัญหาในการจัดทำเงินเดือนพนักงานในกรณีพนักงานลาออกในส่วนที่เกี่ยวกับประกันสังคมนะครับ

โดยปกติพนักงานเข้าใหม่เมื่อคีย์ข้อมูลลงไปในโปรแกรมและระบุวันที่เข้างาน คุณก็สามารถพิมพ์รายงานนำส่งประกันสังคม สปส.1-03 และ สปส.1-03/1 ได้เลยไม่มีปัญหาอะไร ไม่จำเป็นต้องประมวลผลหรือปิดงวดก่อน แต่ในกรณีที่พนักงานลาออกนี่สิ หลายโปรแกรมที่ผมใช้เมื่อคุณคีย์บันทึกพนักงานรายวันลาออก โปรแกรมจะตัดรายชื่อของพนักงานคนนี้ออกทันที จะไม่มีการจ่ายเงินให้ในงวดนั้น ถึงแม้ว่าจะมีวันทำงานที่ยังต้องจ่ายอยู่ ซึ่งผมเองก็ต้องบอกว่า ถูกต้องแล้ว (เพื่อความปลอดภัยในการทำงานควรจะเป็นแบบนั้น) เพราะฉะนั้นถ้าในงวดการจ่ายที่มีพนักงานลาออกและยังมีค่าจ้างค้างจ่ายอยู่ การบันทึกพนักงานลาออกก็ต้องไปคีย์ในงวดการจ่ายถัดไป

ผมขอยกตัวอย่างนะครับ งวดการจ่ายค่าจ้างงวดวันที่ 15/10/2551 งวดการตัดค่าจ้างและโอทีวันที่ 21/09/2551 – 05/10/2551 นาย ก.ลาออกจากงานในวันที่ 29 กันยายน เพราะฉะนั้น นาย ก.ยังมีค่าจ้างค้างจ่ายอยู่  9 วัน (21-29 กย.) รวมทั้งโอทีด้วย ที่ต้องจ่ายให้ในวันที่ 15 ตค. ดังนั้นเมื่อยังมีค่าแรงค้างจ่ายอยู่ ผมก็ยังไม่สามารถคีย์บันทึกพนักงานลาออกในงวดนี้ได้ (15 ตค.) ต้องไปบันทึกในงวดถัดไปคืองวดการจ่ายค่าจ้างวันที่ 31 ตค. ซึ่งก็จะทำให้คุณไม่สามารถพิมพ์รายงาน สปส.6-09 (แจ้งพนักงานลาออก) ได้ในงวดนี้ ต้องไปพิมพ์ในงวดถัดไป

รายงานการนำส่งประกันสังคมกรณีพนักงานเข้าใหม่ต้องแจ้งภายใน 30 วัน แต่ในกรณีพนักงานลาออก ต้องแจ้งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป เพราะฉะนั้นถ้าดูจากที่ผมกล่าวไว้ข้างต้น พนักงานลาออกวันที่ 29 กย. รายงานแจ้งการลาออก (6-09) ต้องแจ้งภายในวันที่ 15 ตค. แต่เนื่องจากต้องรอบันทึกการลาออกในงวดถัดไป ทำให้รายงานกว่าจะพิมพ์ได้ก็ต้องเป็นงวดการจ่ายวันที่ 31 ตค. ซึ่งก็จะทำให้การส่งรายงานล่าช้ากว่าที่ประกันสังคมกำหนดไว้

ในฐานะที่ผมเป็น Outsource รับทำเงินเดือน รับทำบัญชี เพราะฉะนั้นผมควรทำงานให้ได้ตามมาตรฐานและตามกำหนดเวลา(ประกันสังคม) ปัจจุบันนี้ผมสามารถแก้ปัญหานี้ได้ โดยสามารถแจ้งพนักงานลาออกทันในวันที่ 15 ตค. (เดิมที ตั้งใจจะใช้ระบบ Manual คือนำ สปส.6-09 มาเขียนเอง) แต่ตอนหลังเมื่อทำค่าแรงในงวดกลางเดือนเสร็จก็สั่งประมวลผล แล้ววันถัดไปก็บันทึกพนักงานลาออก และสั่งประมวลผลใหม่อีกครั้ง (ที่ต้องประมวลผลเพื่อให้ระบบ update วันที่ลาออกของพนักงานซึ่งถ้าเข้าไปดูในประวัติพนักงานก็จะเห็นวันที่ลาออกพร้อมเหตุผล) เพียงแต่ว่าการทำงานค่อนข้างยุ่งยาก

แต่พอแก้ปัญหานี้ได้ ก็มาลองคิดดู มันก็แปลกดีนะครับ แจ้งพนักงานลาออกในงวดวันที่ 15 ตค. แต่ในเดือนถัดไป 15 พย.พนักงานที่แจ้งลาออกยังต้องนำส่งประกันสังคมอยู่ (หักไว้เมื่องวด 15 ตค.) ก็เลยลองมาคิดดูอีกทีว่า ที่ถูกน่าจะแจ้งลาออกในเดือน พย. อันที่จริงมันก็ไม่ได้เป็นปัญหาอะไรมากหรอกครับ เพราะประสังคมก็ไม่ได้เคร่งครัดในเรื่องนี้เท่าไหร่ถึงคุณจะแจ้งช้า หรือไม่คุณก็อาจจะแก้วันที่ลาออกให้อยู่ในกำหนดก็ได้

หมายเหตุ โปรแกรมเงินเดือนบางโปรแกรม สามารถบันทึกพนักงานลาออกระหว่างวดได้ ทางบัญชีสามารถคืนสภาพหรือเมื่อทำงานเสร็จแล้วสามารถปรับจากพนักงานลาออกระหว่างงวดไปเป็นลาออก(จริง) ได้ในภายหลัง

ปัญหาในการจัดทำเงินเดือนและค่าแรง เรื่องสำคัญที่ควรนำมาพิจารณาคือ งวดการตัดเงินเดือน-ค่าแรง และงวดการตัดค่าล่วงเวลา (โอที) เพราะมีผลต่อการจัดทำเงินเดือนค่อนข้างมากและเพื่อลดความยุ่งยากในการจัดทำลง ซึ่งเกี่ยวพันกับการบันทึกบัญชีด้วย

ตามปกติเงินเดือนมักจะออกในวันสิ้นเดือน ตอนที่ผมเข้าทำงานบริษัทใหม่ในเดือนแรก ก็มักจะพบว่าได้เงินเดือนไม่ครบทั้งๆ ที่เราเข้าทำงานในวันที่ 1 ของเดือน สมมติว่าเงินเดือน 30,000 บาทนะครับ พอไปกดเงินอาจจะได้มาเพียง 20,000 บาท ถ้าเค้าให้ Siip มาด้วยก็จะพบว่า วันทำงานมีเพียง 20 วันเท่านั้น ทั้งนี้เนื่องมาจากบริษัทตัดยอดเงินถึงวันที่ 20 เท่านั้น เคยสงสัยบ้างไหม๊ครับว่า ทำไมต้องตัดวันที่ 20 แล้วทำไมต้องใช้เวลาในการจัดทำค่อนข้างนานถึง 10 วัน บัญชีทำไมถึงทำงานได้ช้าจังนะ

พอต้องมาดูแลการคิดเงินเดือนให้พนักงานถึงได้รู้ว่า ที่จริงมันมีขั้นตอนในการทำงานอยู่ บางทีก็ไม่ได้ช้าที่แผนกบัญชีนะครับ ส่วนใหญ่แล้วน่าจะช้ามาจากหน่วยงานอื่น (แผนกบุคคล) ส่งรายงานให้แผนกบัญชีค่อนข้างช้า ผมเองเคยเข้าไปตรวจสอบแล้วพบว่า ทางบุคคลทำรายงานเสร็จเรียบร้อยแล้วพร้อมส่งบัญชี แต่รอเอกสารการเขียนใบลาหยุด ลาป่วย คำขอโอที หรือเอกสารอยู่ระหว่างรอผู้มีอำนาจเซ็นต์อนุมัติอยู่ ก็เลยทำให้ไม่สามารถส่งรายงานได้ ต้องคอยตามทวง

เราลองมาดูกันนะครับว่าเวลา 10 วันในการจัดทำเงินเดือนและค่าแรง ใช้ไปในเรื่องใดบ้าง

• ในส่วนของ 10 วันจะตรงกับวันหยุดวันอาทิตย์ประมาณ 2 วัน
• ทางบุคคลขอเวลาในการจัดทำ 3 วัน (ประมวล,คีย์ใบขอโอที,ใบลาหยุดต่างๆ)
  
• ทางบัญชีขอเวลาในการจัดทำ 3 วัน (คีย์ขอมูล,ประมวลผล,ตรวจสอบ,ทำเช็คค่าแรงพร้อมเสนอเซ็นต์)
  
• นำแผ่นส่งให้ธนาคารพร้อมเช็ค 1 วันและอีก 1 วันเป็นวันเงินเดือนออก

บริษัทที่ผมเคยทำงานด้วยมีพนักงานประมาณ 500 คน ตัดค่าจ้างทุกวันที่ 23 ของเดือนทำให้เหลือเวลาทำงานอยู่เพียง 7 วัน ในจำนวน 7 วันจะตรงกับวันหยุด 1 วัน ทางบุคคลขอ 2 วัน บัญชีขอ 2 วัน ส่งแผ่นให้ธนาคารพร้อมเช็คอีก 1 วัน (ต้องส่งแผ่นก่อนวันเงินเดือนออกอย่างน้อย 1 วันและส่งไม่เกินเที่ยง) และอีก 1 วันเป็นวันเงินเดือนออก ลองมาดูตัวอย่างกันนะครับ ผมยกตัวอย่างของเดือนธันวาคม นะครับ

• งวดการจ่ายวันที่ 30 ธค. ตัดค่าจ้างวันที่ 23 ทางบุคคลขอ 2 วันคือวันที่ 24 และ 25 ในการรวบรวมข้อมูล ดังนั้นบุคคลต้องส่งรายงานให้บัญชีในวันที่ 26 ไม่เกิน 9.00 น.
• ทางบัญชีใช้เวลาในการประมวลผล 2 วันคือวันที่ 26 และ 27 (วันเสาร์ทำงาน) เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วต้องทำเช็คไปส่งธนาคารในวันที่ 28 (ตรงกับวันอาทิตย์) ก็เลยต้องเลื่อนไปส่งวันที่ 29 ไม่เกินเที่ยงพร้อมรายงาน แผ่น Disk และเช็คค่าแรง
• วัันที่ 30 เป็นวันเงินเดือนออก (ที่จริงต้องออกในวันที่ 31 แต่เนื่องจากตรงกับวันหยุดเลยเลื่ยนเข้ามา)
  

จากตัวอย่างข้างต้น ผมได้จัดทำตารางการจ่ายค่าจ้างขึ้นมา เพื่อกำหนดเวลาให้แต่ละหน่วยงานจัดส่งรายงานภายในกำหนดเวลา อย่างเช่น การเขียนใบคำขอโอที ควรเขียนและส่งก่อนทำโอที ไม่ใช่มาเขียนในตอนเช้า หรือ บางทีลางาน ตอนเช้า่มาทำงานก็ควรเขียนในทันที ไม่ใช่ 2-3 วันมาเขียน ซึ่งก็จะทำให้การสรุปข้อมูลทำได้ช้า ยิ่งถ้าเป็นบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก

ข้อดีในการจัดทำตารางการตัดค่าจ้างอีกอย่างก็คือ ทำให้พนักงานเข้าใจว่าเวลาที่ใช้ในการจัดทำ 7-10 วันนะที่จริงก็ไม่ถือว่าใช้เวลามากเกินไป โดยเฉพาะถ้าเป็นโรงงานที่มีคนงานจำนวนมาก ตารางการตัดค่าจ้างและโอที ผมเห็นทางบุคคลเอาไปติดไว้ที่บอร์ด และเห็นพนักงานมาจดด้วยว่า งวดนี้มีค่าจ้างกี่วัน ตัดโอทีวันไหน

ปัจจุบันงานรับทำเงินเดือน ผมก็เอาตารางการตัดค่าจ้างและโอทีมาทำให้ลูกค้า ในช่องของรายงานที่ส่งให้บัญชี ผมก็ลงเป็นส่งรายงานให้ Outsorce แทน ในเดือนแรกๆ การส่งรายงานก็ไม่เป็นไปตามนั้นแต่หลังจากนั้นไม่เกิน 2-3 เดือน ผมก็เห็นลูกค้าผม ส่งรายงานได้ตามกำหนดเวลาตามที่เราตกลงกันไว้ (ตอนแรกก็นึกว่าจะไม่สนใจดูกันซะอีก)

 

ผู้เขียน : เกียรติชัย ธีรทรัพย์ทวี 
สงวนลิขสิทธิ์ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537