โปรแกรมบัญชีฟรี เท่าที่หามาได้

ผมเองหาโปรแกรมบัญชีทั้งฟรีและไม่ฟรีมาหลายโปรแกรม ใช้โปรแกรมบัญชีมาก็หลายตัวอยู่เหมือนกัน ทั้งของคนไทยและของฝรั่ง แต่เป็นโปรแกรมบัญชีขนาดเล็กและกลางนะครับไม่ใช่โปรแกรมขนาดใหญ่ ปัจจุบันเห็นโปรแกรมบัญชีของคนไทยที่ให้ใช้งานฟรีออกมาอยู่ 2-3 ราย ก็เลยเอามาแนะนำให้ เผื่อใครสนใจอยากลองเอาไปใช้งานดู ของต่างประเทศก็มีนะครับ ส่วนใครนำโปรแกรมไปทดลองใช้แล้วเป็นยังไงก็เอามาเล่าให้ฟังหน่อยก็ดีเหมือนกันนะครับ

โปรแกรมบัญชีฟรีของคนไทย

1. โปรแกรมบัญชี Formula Smartbiz, Formula Accounting Firm, Formula Smallbiz, Formula Payroll  อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ http://www.kiatchai.com/archives/138 ต้องเข้าไปลงทะเบียนเพื่อดาวน์โหลดโปรแกรมและคู่มือการใช้งาน ที่นี่ http://crystalsoftwaregroup.com/index.asp?pageid=1531&pagelink=yes&parent=1186

2. โปรแกรมบัญชีล้านนา เดิมที่เป็นโปรแกรมบัญชีบ้านเชียง รุ่นที่ใช้งานฟรี แต่เปลี่ยนชื่อมาเป็น โปรแกรมบัญชีล้านนา มีให้โหลด 2 รุ่นคือ Lanna Acoount for Windows กับ Lanna POS for windows สามารถดาวน์โหลดไปใช้งานได้โดยไม่ต้องลงทะเบียน (ไม่มีคู่มือการใช้งานต้องสั่งซื้อเพิ่มเติม) ที่ http://www.lannasoft.com/download.php 

3. โปรแกรมบัญชี MyGL โปรแกรมนี้จัดทำขึ้นโดยสภาวิชาชีพบัญชี เป็นระบบัญชีแยกประเภท สามารถนำไปใช้งานได้ฟรี มีคู่มือการใช้งานโปรแกรม อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมและดาวน์โหลดโปรแกรมได้ที่ http://www.fap.or.th/MY_GL/

4. โปรแกรมระบบบัญชีแยกประเภทสำหรับธุรกิจสหกรณ์ เห็นบอกว่าสามารถนำมาใช้จัดทำบัญชีและงบการเงินของธุรกิจได้ ต้องลงทะเบียนเพื่อสมัครสมาชิกก่อนจึงจะสามารถดาวน์โหลดโปรแกรม พร้อมทั้งคู่มือการใช้งานได้ทันที หรือสามารถเรียนรู้วิธีการใช้ ที่ http://accsoft.cad.go.th/fap/index_accsoft.php

 

โปรแกรมบัญชีฟรีของต่างประเทศ

1. โปรแกรมบัญชี OpenBravo ERP เป็น open source ของ linux ใช้งานฟรี สามารถเข้าไปทดลองการใช้งานโปรแกรมได้ที่ http://demo3.openbravo.com/openbravo/security/Login_FS.html หรือเข้าไปอ่านข้อมูลเพิ่มเติมภาษาอังกฤษได้ที่ http://wiki.openbravo.com/wiki/Virtual_appliances สำหรับใครที่ต้องการดาวน์โหลดโปรแกรมมีให้เลือก 2 รุ่นคือ OpenBravo ERP และ OpenBravo POS เข้าไปดาวน์โหลดได้ที่นี่ http://www.openbravo.com/downloads/ โดยจะมีแบบสอบถามให้ติ๊ก และใส่ชื่อที่อยู่ของเรา (อันนี้ไม่ใส่ก็ได้ สามารถกด Skip ข้ามขั้นตอนได้) หรือไม่ก็เข้าไปโหลดตรงที่นี่ได้ http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=162271&package_id=183066

2. โปรแกรมบัญชี TurboCash อันนี้เป็นโปรแกรมบัญชี open source ใช้งานฟรี ของฝรั่ง รองรับ 17 ภาษาเห็นมีภาษาไทยด้วยนะครับ แต่ถ้าต้องการคู่มือภาษาไทย คำแนะนำการใช้งาน และโปรแกรมเสริม (Plugin) ต้องซื้อเพิ่มเติม เห็นมีคนทำออกมาขายประมาณ 1,750 บาท TurboCash เป็นโปรแกรมบัญชีแยกประเภท โปรแกรมเจ้าหนี้-รายจ่าย/ลูกหนี้-รายรับ โปรแกรมระบบลูกหนี้-เจ้าหนี้ และมีโปรแกรมระบบ POS รวมอยู่ด้วย สามารถดาวน์โหลดได้ที่ http://sourceforge.net/forum/forum.php?forum_id=586304

3. Microsoft Office Accounting Express 2009 (U.S.Version) สำหรับระบบบัญชีที่มี ได้แก่  General ledger, A/R, A/P, invoicing, bill payment and online banking สามารถดาวน์โหลดเวอร์ชั่นฟรี ได้ที่ http://www.ideawins.com/downloads1.aspx

4. Microsoft Office Acoounting Express 2008 (U.K.Version) สำหรับระบบบบัญชีที่มี ได้แก่ General ledger, Sales Ledger, Purchase Ledger, invoicing, payments and banking สามารถดาวน์โหลดเวอร์ชั่นฟรี ได้ที่ http://www.msofficeaccounting.co.uk/Downloads1.aspx แนะนำว่าควรใช้ UK Version เนื่องจากที่อังกฤษจะใช้ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มเหมือนในประเทศไทย

5. โปรแกรมบัญชี Dynacom Accounting (Startup Edition) ปัจจุบันเห็นออกมาเป็น Version 11 แล้วนะครับ รุ่น Startup Edition จะเป็น Free Version ประกอบไปด้วยโมดูล Bank, Customization, General Ledger, Payroll, Purchase, Sales, Tools สามารถดาวน์โหลดได้ที่ http://www.dynacom.com/downloads/FreeVersion.aspx

แนะนำว่าให้ใช้ของคนไทยดีกว่านะครับ ผมว่าใช้งานได้ง่ายกว่า รองรับในเรื่องของระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ด้วย ส่วนโปรแกรมบัญชีฟรีของต่างเทศ ส่วนใหญ่แล้วจะมีขนาดไฟล์ใหญ่และกิน Spec เครื่องสูง ใครทดลองใช้โปรแกรมไหนแล้วเป็นยังไงก็ช่วยเอามาเล่าให้ฟังหน่อย หรือถ้าใครเจอว่ามีโปรแกรมบัญชีที่ไหนฟรีอีกก็ช่วยแนะนำมาด้วยนะครับ

การทำ JobCost ด้วยโปรแกรมบัญชี Express

ผมทำงานโรงงานอุตสาหกรรม ที่ทำงานใช้โปรแกรมบัญชี Express 5.5 (Lan) ซึ่งไม่รองรับการทำงานในเรื่องของระบบต้นทุนการผลิต ไม่สามารถสรุปต้นทุนแยก Job ได้ ส่งผลให้การจัดทำบัญชี การออกงบการเงินทำได้ค่อนข้างลำบากและงบที่ปิดดูได้ไม่ค่อยน่าเชื่อถือ ในการจัดทำงบการเงินจำเป็นต้องสรุปต้นทุน สำหรับวิธีการที่ทำในเมื่อไม่สามารถสรุปต้นทุนได้ ผมก็ใช้วิธีการประมาณต้นทุนจากราคาขายและเฉลี่ยต้นทุนไปตาม Bom ผลิต (ดูอัตราส่วนจาก Bom) เช่น ต้นทุน 100 บาท แบ่งเป็นค่าวัตถุดิบทางตรง 60 บาท ค่าแรงทางตรง 15 บาท ค่าโสหุ้นการผลิต 10 บาท คงเหลือเป็นกำไรขั้นต้น 15 บาท เป็นต้น

สำหรับโปรแกรม Express การสรุปต้นทุนวัตถุดิบทางตรง เราสามารถทำได้ 2 วิธีคือในใบเบิกวัตถุดิบเพื่อผลิต เราสามารถคีย์หมายเลข Job ที่ช่อง หมายเหตุ หรือที่ช่อง แผนก ก็ได้ ผมจะยกตัวอย่างให้ในกรณีนำช่อง แผนก มาใช้คีย์เลขที่ Job นะครับ ซึ่งข้อดีก็คือ เมื่อคุณเข้าไปกำหนดรหัสแผนก(Job) สามารถกำหนดได้ 4 ตัวอักษร คุณสามารถใส่รายละเอียดลงไปเพิ่มเติมได้ว่า เป็น Job ผลิตอะไร จำนวนเท่าไหร่

พอตอนนำใบเบิกมาคีย์ พอคุณใส่เลขที่ Job ลงไปในช่องแผนก มันจะแสดงรายละเอียดได้ว่าเป็น Job อะไร ผลิตอะไรอยู่ ซึ่งก็สะดวกดี คุณสามารถใช้ Excel ดึงใบเบิกแยกตามตามแผนก(Job) นำไปสรุปข้อมูลต่ออีกทีหนึ่งก็ได้ แต่วิธีนี้การนำไปจัดหน้าและ Sort ใน Excel ค่อนข้างใช้เวลาค่อนข้างมาก (เดิมทีผมก็ใช้วิธีนี้อยู่)

มาตอนหลังผมใช้วิธี Link ฐานข้อมูล Express ไปไว้ที่ Access แล้วใช้ Query ดึงข้อมูลแล้วนำมาจัดทำ Report เพื่อสรุปต้นทุนแยก Job และสั่งพิมพ์รายงานอีกที ซึ่งทำให้ประหยัดเวลาในการจัดทำต้นทุนลงได้มาก ตอนนี้เราก็สามารถสรุปต้นทุนวัตถุดิบทางตรงได้แล้ว ส่วนในเรื่องของค่าแรงทางตรง คุณจำเป็นต้องไปเก็บชั่วโมงการทำงานแยก Job ซึ่งอาจจะเก็บใน Excel ก็ได้ (ค่อนข้างใช้เวลามากเหมือนกัน) ก่อนหน้านี้ที่ผมจะเก็บข้อมูลชั่วโมงการผลิต ผมก็ใช้วิธีประมาณค่าแรงทางตรงจากยอดเบิกวัตถุดิบใช้ไป ซึ่งอาจจะใช้วิธีถั่วเฉลี่ยต้นทุนวัตถุดิบทางตรงต่อค่าแรงทางตรง แล้วนำอัตราที่ใด้ไปคูณต้นทุนวัตถุดิบทางตรงใช้ไป ก็จะได้ยอดประมาณการค่าแรงทางตรง แต่วิธีที่ถูกต้องเราจำเป็นต้องเก็บตัวเลขชั่วโมงการผลิตจากยอดที่เกิดขึ้นจริงนะครับ

มาดูตัวอย่างกันนะครับ

Sample-6

ดูวิธีการ link ฐานข้อมูล Express ไปที่ Access ได้ที่นี่

สำหรับท่านใดที่ติดปัญหาหรือต้องการคำแนะนำ สามารถโพสคำถามไว้ได้นะครับ หรือต้องการตัวอย่างไฟล์ที่ผมทำไว้ก็ email มาขอได้

ขั้นตอนการ Link ฐานข้อมูล Express

การเชื่อมฐานข้อมูลของ Express ไปยังโปรแกรม Access เพื่อที่เราจะเอาฐานข้อมูลออกมาใช้ผ่านทางโปรแกรม Access ซึ่งสามารถใช้คำสั่ง Query เพื่อเลือกข้อมูลตามที่เราต้องการก่อนแล้วนำไปออก Report หรือจะส่งต่อไปยัง Excel อีกทีหนึ่งก็ได้

เนื่องจากที่บริษัทเก่าผมใช้โปรแกรม Express 5.5 (Lan)  ในการจัดทำบัญชีและทำสต๊อคสินค้า ผมสังเกตเห็นน้องที่แผนก เวลาตรวจรายงานภาษีซื้อและภาษีขาย เค้าจะพิมพ์ Report ของ Express ไปเป็น txt ไฟล์ เพื่อที่จะใช้โปรแกรม Excel ดึงข้อมูลแล้วนำไปจัดหน้าใหม่แล้ว Sort ตามเลขที่เอกสาร (ซึ่งใช้เวลาค่อนข้างนานในการจัดหน้า) เคยถามเค้าว่า ทำไปทำไมเค้าบอกมาว่าการตรวจรายงานภาษีซื้อ ตรวจค่อนข้างยากและใช้เวลานาน เนื่องจากเอกสารมันกระโดดไปมา บางครั้งต้องตรวจถึง 2-3 รอบก็มี รายงานที่พิมพ์ได้มันเรียงตามวันที่ (ที่จริงมันก็ถูกต้องตามกรมสรรพากรอยู่แล้ว แต่ก็อยากให้มีรายงานภาษีซื้อที่พิมพ์เรียงตามเลขที่เอกสารได้ด้วย)

เผอิญที่นี่เอกสารภาษีซื้อมีค่อนข้างมากเนื่องจากเป็นโรงงานอุตสาหกรรม ที่จริงโปรแกรม Express สามารถเข้าไปแก้รายงานเพื่อสั่งพิมพ์เป็น csv แล้วใช้ Excel ดึงข้อมูลได้ แต่บางทีข้อความที่ได้มันก็มักจะเรียงติดๆ กันไป ก็ยังต้องมาจัดหน้าใหม่ใน Excel อยู่ดี ผมก็เลยใช้วิธีการ Link ฐานข้อมูล Express มาไว้ที่ Access แล้วใช้คำสั่ง Query ในการดึงข้อมูล สามารถเลือกดึงรายงานแยก RR,OE,DN,CN ได้ ซึ่งก็ทำให้การทำงานสะดวกขึ้นมาก

หมายเหตุ วิธีการ Link ฐานข้อมูล เราสามารถเปิดเข้าไปดูข้อมูลในแต่ละเรื่อง(ไฟล์) ได้ เช่น ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ซื้อ ขาย แต่เราไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้นะครับ ดูได้อย่างเดียว

มาดูวิธี Link ฐานข้อมูล กันนะครับ

1. ใน Windows ให้เข้าไปที่ Control Panel เลือก ODBC Data Source เลือก Add เลือก Microsoft Foxpro VFP Driver (*.dbf) แล้วกำหนด Data Source Name เป็น express (จะกำหนดเป็นชื่ออื่นก็ได้) แล้วที่ช่อง Path ให้ใส่ตำแหน่งที่เก็บข้อมูล express (พิมพ์เข้าไปเองเลยก็ได้ถ้าจำได้) หรือจะกด Browe เพื่อหา Directroy ก็ได้ ดูรูปประกอบ

Sample-3

2. เปิดโปรแกรม Access เลือกสร้างไฟล์ใหม่ และตั้งชื่อไฟล์จะใช้ตามที่โปรแกรมกำหนดมาให้ก็ได้
ที่ Menu เลือก File เลือก Get External Data เลือก Link Table แล้วให้กำหนด File of Type (บรรทัดล่าง) เป็น ODBC ก่อน ถึงจะขึ้นแท็บ ให้เลือกแท็บ Machine Data Source เลือก express (ตามที่ตั้งไว้ข้อ 1) ก็จะเข้าสู่หน้าจอ Link Table ให้เลือก Select All มันจะขึ้นข้อความมาเรื่อยๆ ให้กด Enter ไปเรื่อยๆ จนเสร็จ ก็จะปรากฎชื่อ File ขึ้นมา ดูตัวอย่างตามรูป ตอนนี้เราก็สามารถนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้แล้ว

Sample-4

สำหรับท่านใดติดปัญหาหรือต้องการคำแนะนำ ให้ทิ้งข้อความไว้ทีหน้า ตอบปัญหา แล้วผมจะเข้ามาตอบให้ หรือต้องการไฟล์ที่ผมทำไว้ทิ้ง email ไว้แล้วผมจะส่งไฟล์ไปให้