ผมทำงานโรงงานอุตสาหกรรม ที่ทำงานใช้โปรแกรมบัญชี Express 5.5 (Lan) ซึ่งไม่รองรับการทำงานในเรื่องของระบบต้นทุนการผลิต ไม่สามารถสรุปต้นทุนแยก Job ได้ ส่งผลให้การจัดทำบัญชี การออกงบการเงินทำได้ค่อนข้างลำบากและงบที่ปิดดูได้ไม่ค่อยน่าเชื่อถือ ในการจัดทำงบการเงินจำเป็นต้องสรุปต้นทุน สำหรับวิธีการที่ทำในเมื่อไม่สามารถสรุปต้นทุนได้ ผมก็ใช้วิธีการประมาณต้นทุนจากราคาขายและเฉลี่ยต้นทุนไปตาม Bom ผลิต (ดูอัตราส่วนจาก Bom) เช่น ต้นทุน 100 บาท แบ่งเป็นค่าวัตถุดิบทางตรง 60 บาท ค่าแรงทางตรง 15 บาท ค่าโสหุ้นการผลิต 10 บาท คงเหลือเป็นกำไรขั้นต้น 15 บาท เป็นต้น
สำหรับโปรแกรม Express การสรุปต้นทุนวัตถุดิบทางตรง เราสามารถทำได้ 2 วิธีคือในใบเบิกวัตถุดิบเพื่อผลิต เราสามารถคีย์หมายเลข Job ที่ช่อง หมายเหตุ หรือที่ช่อง แผนก ก็ได้ ผมจะยกตัวอย่างให้ในกรณีนำช่อง แผนก มาใช้คีย์เลขที่ Job นะครับ ซึ่งข้อดีก็คือ เมื่อคุณเข้าไปกำหนดรหัสแผนก(Job) สามารถกำหนดได้ 4 ตัวอักษร คุณสามารถใส่รายละเอียดลงไปเพิ่มเติมได้ว่า เป็น Job ผลิตอะไร จำนวนเท่าไหร่
พอตอนนำใบเบิกมาคีย์ พอคุณใส่เลขที่ Job ลงไปในช่องแผนก มันจะแสดงรายละเอียดได้ว่าเป็น Job อะไร ผลิตอะไรอยู่ ซึ่งก็สะดวกดี คุณสามารถใช้ Excel ดึงใบเบิกแยกตามตามแผนก(Job) นำไปสรุปข้อมูลต่ออีกทีหนึ่งก็ได้ แต่วิธีนี้การนำไปจัดหน้าและ Sort ใน Excel ค่อนข้างใช้เวลาค่อนข้างมาก (เดิมทีผมก็ใช้วิธีนี้อยู่)
มาตอนหลังผมใช้วิธี Link ฐานข้อมูล Express ไปไว้ที่ Access แล้วใช้ Query ดึงข้อมูลแล้วนำมาจัดทำ Report เพื่อสรุปต้นทุนแยก Job และสั่งพิมพ์รายงานอีกที ซึ่งทำให้ประหยัดเวลาในการจัดทำต้นทุนลงได้มาก ตอนนี้เราก็สามารถสรุปต้นทุนวัตถุดิบทางตรงได้แล้ว ส่วนในเรื่องของค่าแรงทางตรง คุณจำเป็นต้องไปเก็บชั่วโมงการทำงานแยก Job ซึ่งอาจจะเก็บใน Excel ก็ได้ (ค่อนข้างใช้เวลามากเหมือนกัน) ก่อนหน้านี้ที่ผมจะเก็บข้อมูลชั่วโมงการผลิต ผมก็ใช้วิธีประมาณค่าแรงทางตรงจากยอดเบิกวัตถุดิบใช้ไป ซึ่งอาจจะใช้วิธีถั่วเฉลี่ยต้นทุนวัตถุดิบทางตรงต่อค่าแรงทางตรง แล้วนำอัตราที่ใด้ไปคูณต้นทุนวัตถุดิบทางตรงใช้ไป ก็จะได้ยอดประมาณการค่าแรงทางตรง แต่วิธีที่ถูกต้องเราจำเป็นต้องเก็บตัวเลขชั่วโมงการผลิตจากยอดที่เกิดขึ้นจริงนะครับ
มาดูตัวอย่างกันนะครับ
ความเห็นล่าสุด