การทำงานในสำนักงานบางครั้งจำเป็นต้องใช้ไฟล์ตารางข้อมูลร่วมกัน และคุณอาจจะต้อง ป้องกันข้อมูลบางส่วนไว้เพื่อไม่ให้พนักงานคนอื่น ๆ มาแก้ไขข้อมูลของคุณ สำหรับไฟล์ตารางข้อมูล Excel จะมีเมนู Tools (เครื่องมือ) เพื่อให้คุณใช้รหัสป้องกันข้อมูลบน Worksheet ไม่ให้ถูกแก้ไข โดยการใส่รหัส (Password) แต่ อย่าไว้ใจว่ารหัสนั้นจะช่วยคุณได้ ไฟล์ของคุณจะไม่ปลอดภัยอย่างที่คิด ข้อเสนอโครงการมูลค่าหลักล้านอาจจะลดเหลือหลักแสน เพราะมีโปรแกรมที่สามารถ ถอดรหัสออกมาได้
โปรแกรมนี้ดาวน์โหลดได้จาก www.straxx.com/excel/password.html เรามาทดลองทำตามขั้นตอนของการใส่รหัสป้องกัน Worksheet ก่อน ดังนี้
- เปิดไฟล์ Excel ของคุณขึ้นมา 1 ไฟล์
- ไปที่เมนู Tools เพื่อใส่รหัสป้องกันแผ่นงาน (Worksheet)
- ทดลองคีย์ข้อมูลลงไป และแน่นอนว่า Excel จะไม่ยอมให้คุณคีย์ข้อมูล อะไรลงไปอีก
- บันทึกไฟล์ (Save File)
การถอดรหัสให้ทำดังนี้
- ดาวน์โหลดไฟล์ PASSWORD.XLA จากเว็บไซต์ข้างต้นและติดตั้งให้เรียบร้อย
- ให้คุณดับเบิ้ลคลิ้กไฟล์จะมีข้อความว่า Password remover now loaded หมายความว่าโปรแกรมพร้อมที่จะทำงานแล้ว
- เปิดไฟล์ Excel ที่คุณได้ใส่รหัสไว้แล้ว
- ไปที่เมนู Tools เลือกเมนูย่อย Unprotect sheet
- รอจนโปรแกรมทำการถอดรหัสของคุณจนเสร็จจะมีข้อความ This sheet should now be unprotect
ถึงตอนนี้คุณก็สามารถแก้ไข ข้อมูลบน Worksheet ได้ตามปกติ และเมื่อคุณปิดโปรแกรม Excel ออกไป คำสั่ง Unprotect sheet ก็จะหายไปด้วย ผมทดสอบโปรแกรมนี้กับไฟล์ Excel ของ Office 2003 ถ้าคุณใช้วิธีการป้องกันแบบเดียวกับตัวอย่างข้างต้นนี้ ผมบอกได้เลยว่าไม่ปลอดภัย
ความเห็นเพิ่มเติม ผมเองก็เคยใช้โปรแกรมนี้มาก่อน เพราะบางไฟล์ที่เคยทำไว้ใส่รหัสป้องกันไว้ แล้วก็บ่อยครั้งที่จำรหัสไม่ได้ (ส่วนใหญ่จะเป็นไฟล์เก่า) ตัวอย่างไฟล์ที่ผมเข้ารหัสไว้ก็จะเกี่ยวกับเรื่องที่เป็นความลับเช่น รายงานการจ่ายโบนัส อัตราเงินเดือนพนักงาน หรือแม้แต่ในไฟล์ word อย่างหนังสือรับรองเงินเดือนผมก็ใส่รหัสป้องกันเอาไว้
ผมเองไม่เคยถอดรหัสไฟล์ของคนอื่นนะครับ เคยแต่ถอดรหัสให้ตัวเองหรือน้องที่แผนกใส่รหัสป้องกันไฟล์ใน excel ไว้แล้วเป็นงานที่ผมต้องเอามาใช้ ก็เลยต้องหาวิธีถอดรหัสไฟล์ให้ ปัจจุบันมีโปรแกรมถอดรหัส password ของ excel อยู่หลายโปรแกรมมีทั้งฟรีและไม่ฟรี ส่วนใหญ่ของฟรีจะถอดรหัสได้ไม่เกิน 4 ตัว การถอดรหัสยิ่งมีรหัสตัวอักษรมากก็จะยิ่งใช้เวลามากขึ้น ถ้าใช้รหัสมากกว่า 8 ตัวและใช้อักษรพิเศษร่วมด้วย การถอดรหัสอาจต้องใช้เวลานานมาก (มากกว่า 8 ชั่วโมง)
เพราะฉะนั้น ถ้าไม่ต้องการให้มีใครมาถอดรหัสไฟล์ของเราได้ คำแนะนำในการตั้ง password ก็คือให้ตั้ง password มากกว่า 8 ตัวอักษร(ใช้ตัวเลขร่วมกับตัวอักษรและตัวอักษรพิเศษ) เพราะโปรแกรมถอดรหัสฟรี (Freeware) ส่วนใหญ่ถอดรหัสมากกว่า 4 ตัวอักษรไม่ได้ และถ้าใช้รหัสมากกว่าถึง 8 ตัวอักษร เวลาในการถอดรหัสก็จะใช้เวลามากขึ้น(ทั้งวัน) และถ้าตั้งรหัสเป็นภาษาไทยได้ก็ยิ่งดี โปรแกรมพวกนี้จะไม่สามารถถอดรหัสได้เลยเพราะมันไม่รู้จักภาษาไทย แต่ข้อเสียก็คือถ้าคุณลืมรหัส คุณจะไม่สามารถกู้ไฟล์ขึ้นมาได้อีกเลย (หมดสิทธิ์)
Speak Your Mind