การส่งข้อมูลจากโปรแกรม Quicken ไป Excel

บ่อยครั้งที่ผู้บริหารต้องการข้อมูลการจ่ายเช็คว่าสัปดาห์นี้มีจ่ายให้ใครบ้าง และต้องการรายงานในรูปแบบ Excel ผมก็เลยต้อง Export ข้อมูลจากโปรแกรม Quicken ไป Excel มาวิธีการกันนะครับ เมื่ออยู่ในหน้าของรายงาน เลือก Export Data เลือก Report to Excel Compatible Format ซึ่งโปรแกรม Quicken จะส่งข้อมูลไปในรูปของ Tab Delimited Export File (*.TXT) แต่เราสามารถใช้ Excel เปิดไฟล์ได้ โดยเมื่อเข้าโปรแกรม Excel แล้ว ตอนเลือกไฟล์ให้เปลี่ยนบรรทัดล่าง File of Type ไปเป็น Text File หรือไม่ก็เข้าไปพิมพ์ที่ชื่อไฟล์ *.txt แล้วกด Open ก็จะปรากฎชื่อไฟล์ให้เข้าไปเลือก

การตั้งค่าภาษาไทยให้โปรแกรม Quicken

มาดูวิธีการตั้งค่าภาษาไทยกันนะครับ ถ้าใครใช้ Quicken เวอร์ชั่น 2000 หรือต่ำกว่า จะไม่มีปัญหาในเรื่องภาษาไทย แต่จะมีปัญหาในตอนสั่งพิมพ์ซึ่งเราต้องเข้าไปกำหนด Font ก่อน ถึงจะพิมพ์ภาษาไทยได้ และในเวอร์ชั่น 2000 หรือต่ำกว่านี้ จะคีย์จำนวนเงินได้ไม่เกิน 7 หลัก หรือไม่เกิน 10 ล้านได้แค่ 9 ล้าน ซึ่งในการใช้งานจริงผมเองก็มีวิธีแก้อยู่เหมือนกัน เช่น ถ้าคุณมีรายการรับจ่ายมากกว่า 9 ล้าน สมมุติว่า 15 ล้าน คุณก็ต้องแบ่งคีย์เป็น 2 บรรทัดโดยอาจจะให้บรรทัดแรกเป็น 9 ล้าน บรรทัดที่สองเป็น 6 ล้าน หรือจะหาร 2 แล้วคีย์ก็ได้

สำหรับเวอร์ชั่นตั้งแต่ 2005 ขึ้นไปสามารถคีย์ยอดเงินได้เกิน 10 ล้าน เรามาดูวิธีการตั้งค่าภาษาไทยในโปรแกรมกันนะครับ เข้าไปเมนู Edit -> Preferences -> Quicken Program -> Register เลือก Font (ดูรูปประกอบ)

การเลือก Font ภาษาไทย ให้เลือก Font ที่ลงท้ายด้วย UPC นะครับ สำหรับ Version 2009 ผมได้ทดลองแล้วการเลือก Font ภาษาไทย ให้เลือก P5 AngsanaUPC กับ P5 CordiaUPC ก็สามารถที่จะแสดงเป็นภาษาไทยได้

เท่านี้ก็สามารถคีย์ภาษาไทยได้แล้ว ที่จริงถ้าไม่กำหนดก็สามารถคีย์ได้เพียงแต่ว่ามันจะอ่านไม่ออก นอกจากนี้ในตอนสั่งพิมพ์เราก็ต้องเข้าไปกำหนด Font ด้วยเช่นกัน ไม่อย่างนั้น มันก็จะอ่านภาษาไทยไม่ออก เมื่อเลือกรายงานและสั่ง Print จะขึ้นหน้าจอตามรูปข้างล่าง ให้เข้าไปแก้ที่บรรทัดล่างซ้ายของจอจะมีคำว่า Body Font ให้คลิ๊กที่แท็บ Change Font และเลือก Font ที่เป็นภาษาไทย เท่านี้เราก็สามารถพิมพ์ภาษาไทยได้แล้วครับ

แนะนำโปรแกรม Quicken

แนะนำโปรแกรมจัดการการเงินส่วนบุคคล โปรแกรม Quicken ว่าใช้ทำอะไรได้บ้าง สมัยก่อนตอนที่เริ่มทำงานบัญชี และต้องดูแลงานด้านการเงิน รู้สึกว่า น่าจะมีโปรแกรมอะไรมาใช้ ควบคุมดูแล บัญชีเงินฝากธนาคาร เงินสดย่อย อยากรู้ว่าเมื่อไหร่เช็คจะเด้ง เมื่อไหร่ต้องโอนเงินระหว่างบัญชี ผมเลยไปหาโปรแกรมนี้มาใช้ ผมใช้มาตั้งแต่สมัยยังเป็นระบบ dos อยู่ ใช้มาจนถึงปัจจุบัน ทุกวันนี้ก็เอามาใช้งานดูแลบัญชีส่วนตัว และบัญชีของบริษัท

ผมเคยแนะนำโปรแกรมนี้ให้กับสมุห์บัญชีคนอื่น ลองเอาไปใช้ดู เค้าถามกลับมาว่า มันดีกว่าใช้ Excel ตรงไหน ที่จริงก่อนที่ผมจะมาใช้ Quicken ผมก็ใช้ Lotus, Excel มาก่อน แล้วเอาต้นขั้วเช็คมาคีย์ จัดเรียงตามวันที่เช็ค ซึ่งมันก็ใช้งานได้เหมือนกัน แต่จะยุ่งยากกว่า ผมว่าใช้โปรแกรมง่ายกว่า เก็บเป็นประวัติได้ จะดูสถานะบัญชีวันไหนก็ได้ ว่าเงินในบัญชีจะพอจ่ายหรือไม่ เงินรวมทุกบัญชีเป็นเท่าไหร่ มีบัญชีไหนบ้างเงินไม่พอ ต้องโอนเงินระหว่างบัญชีเมื่อไหร่ ที่สำคัญเรื่องรายงานโปรแกรมมีให้เยอะมาก

ผมเคยทดลองใช้โปรแกรม MS Money ดูแล้ว พบว่ามันก็ใช้งานได้ดี การลงรายการเช็ค ไม่กำหนดวันที่ก็ได้ การส่งข้อมูลไป Excel ก็ทำได้ง่าย การใช้งานภาษาไทยได้ และสามารถใช้งานพร้อมกันได้ เพียงแต่ว่าคีย์ข้อมูลพร้อมกันไม่ได้ คนหนึ่งคีย์ อีกคนหนึ่งสามารถเข้าไปดูได้ แต่ MS Money จะมีข้อเสียในเรื่องของรายงานที่มีน้อยกว่ามาก และไม่มีรายงานในแบบสัปดาห์ ซึ่งงานที่ผมทำ จำเป็นต้องออกรายงาน Cashflow ในแบบสัปดาห์ ซึ่ง MS Money ไม่รองรับ ทุกวันนี้จึงยังต้องใช้งานโปรแกรม Quicken อยู่

ตัวอย่างรายงานของ Quicken

ลองมาดูตัวอย่างรายงานของโปรแกรม Quicken กันดูนะครับ รายงานที่ผมนำมาแสดงนี้ เป็นตัวอย่างรายงานการรับจ่ายเงินประจำสัปดาห์ (Week) แต่ทั้งนี้เราสามารถกำหนดให้เป็นแบบอื่นได้ เช่นเปลี่ยนไปเป็น 2 สัปดาห์ หรือแบบครึ่งเดือน หรือจะขอดูแบบรายเดือน รายไตรมาศ หรือจะเป็นรายปีก็ได้ ที่ผมเอามาลงให้ดูจะเป็นแบบรายสัปดาห์ ซึ่งจะมีประโยชน์มากต่อการดูแล-วางแผนการใช้เงินในแต่ละสัปดาห์