ผมเองมีประสบการณ์ในการทำเงินเดือนมานาน จำได้ว่าเริ่มทำเงินเดือนให้พนักงานรายวัน เนื่องจากพี่ที่ทำค่าแรงซึ่งเป็นผู้หญิง ท้องและลาคลอด ผมก็เลยต้องไปทำงานแทนให้เค้า ที่จริงงานประจำเดิมที่ผมทำอยู่ตอนนั้นคือ ทำบัญชี ตัดสต๊อคการ์ดวัตถุดิบ (Stock Card) แบบ Manual

สำหรับการทำค่าแรงต้องทำจ่ายให้พนักงานทุกสัปดาห์ และผมเองก็มีหน้าที่ต้องไปเบิกเงินสดที่ธนาคาร และนำมาใส่ซอง และส่งต่อให้บุคคลนำไปจ่ายต่ออีกทีหนึ่ง

โปรแกรมทำเงินเดือนครั้งแรกสำหรับผมก็คือ Lotus ไม่รู้ว่ายังมีใครจำโปรแรมนี้ได้อยู่หรือเปล่า สมัยนั้นยังไม่มี excel โปรแกรมตัวนี้เป็นที่นิยมใช้กันมาก ผมใช้โปรแกรมนี้ได้ในระดับ Advance คือสามารถใช้ Macro ได้คล่อง ผมสามารถนำ Lotus มาทำโปรแกรมเงินเดือน คิดภาษีและพิมพ์ Slip ได้ ยังมีโปรแกรมสต๊อคสินค้าด้วย เอารายงานการรับในแต่ละวัน ใบเบิกมาคีย์ตามบรรทัดนี่ล่ะ แล้วสั่งให้มัน Sort จากนั้นก็ให้ Group ตามรหัสสินค้าเพื่อสรุปยอดแล้วก็ Link ไปยังไฟล์รายงานสรุป เพื่อใส่ตัวเลขสรุปรับเข้า-จ่ายออก และหายอดคงเหลือให้ ที่จริงยังมีโปรแกรมบัญชีด้วยนะครับ ซึ่งก็ใช้หลักการเดียวกัน

มาต่อด้วยเรื่องโปรแกรมทำเงินเดือน ส่วนใหญ่แล้วผมก็ยังใช้ Excel ในการจัดทำเงินเดือนอยู่ จนกระทั้งหลังๆ เริ่มมีโปรแกรมคิดเงินเดือนออกมาทำตลาดหลายตัว โปรแกรมคิดเงินเดือนที่ผมเคยใช้ต่อมาก็คือ Genius ซึ่งทำงานบน Dos และใช้โปรแกรมนี้ทำค่าแรงเงินเดือนให้พนักงานมากกว่า 300 คน ทั้งรายวันและรายเดือน (ส่วนบริษัทแม่ใช้โปรแกรมตัวนี้ในการจัดทำค่าจ้างให้พนักงานมากกว่า 1,000 คน) การจัดทำค่าแรงยังเป็นแบบ Manual อยู่ คือบุคคลจะสรุปวันทำงาน ชั่วโมงการทำงาน จากบัตรตอก และส่งมาให้แผนกบัญชีคีย์ข้อมูลในโปรแกรมทำเงินเดือน  ซึ่งทางบัญชีจะต้องเอาประวัติและข้อมูลอื่นที่จำเป็นมาคีย์ หลังๆ พนักงานเริ่มมีมากขึ้น ผมเองก็เริ่มขี้เกียจคีย์ แล้วก็เบื่อที่ต้องมาตรวจ เพราะข้อมูลเยอะมาก เริ่มจะทำไม่ไหว (เนื่องจากงานมากขึ้น ลูกน้องก็มีอยู่จำกัด) ก็เลยทำ Budget ขอซื้อโปรแกรมใหม่รวมถึงเครื่องรูดบัตร

หลังจากนั้นทาง IT ก็ไปเสาะหาโปรแกรมและบริษัทจำหน่ายมา ซึ่งทาง IT หามาให้หลายบริษัทมาก และได้นัดให้ผู้เกี่ยวข้องเข้ามาฟัง DEMO เพื่อซักถามข้อสงสัย จะได้หาข้อสรุปในการเลือกโปรแกรม ผมเองเข้าไปฟังได้ 3-4 บริษัท ที่ประชุมก็มีข้อสรุปในการเลือกโปรแกรมแล้ว ที่จริงยังมีอีกหลายบริษัทที่ยังไม่ได้เข้ามา DEMO แต่เนื่องจากการเข้าฟัง DEMO ค่อนข้างเสียเวลามาก เพราะต้องเข้าฟังกันหลายคน หลายบริษัท แต่ละบริษัทก็ไม่ได้อยู่ที่เดียวกัน ต้องเดินทางมา ก็เลยต้องสรุปจากการฟัง DEMO 3-4 บริษัทที่มา ข้อสรุปที่ได้คือ เลือกโปรแกรมคิดเงินเดือนของ Tigersoft ซึ่งก็ใช้กันมาจนถึงปัจจุบัน (บริษัทในเครือใช้กันหลายบริษัท)

ข้อดีของโปรแกรมก็คือ ทำให้งานของแผนกบัญชีสบายขึ้นเยอะคือไม่ต้องคีย์ประวัติแล้ว คีย์เฉพาะช่องเงินเดือนและเลขที่บัญชีธนาคาร ที่เหลือทางบุคคลจัดการคีย์มาให้หมด เมื่อถึงวันตัดค่าจ้าง-โอที ทางบุคคลจะประมวลผลแล้วส่งข้อมูลมาให้ ทางบัญชีก็มีหน้าที่ไปดึงข้อมูลมา ไม่ต้องมานั่งคีย์เองให้เสียเวลาแล้ว ที่เหลืออาจจะต้องมาคีย์ เงินเพิ่มเงินหัก เพิ่มเติม เช่น เงินกู้ หักค่าเครื่องมือ รายได้ค้างจ่าย(ตกหล่น) ก็เป็นอันเสร็จ

ปัจจุบันได้ลาออกมาเปิด สำนักงานบัญชี รับทำบัญชีและรับทำเงินเดือนด้วย (Payroll Outsorce Service) แต่เนื่องจากโปรแกรมนี้ใช้งานมานานแล้ว(ตอนทำงานบริษัท) ก็เลยอยากลองหาดูว่ามีโปรแกรมใหม่ๆ ทีดีกว่านี้อีกหรือไม่ เพราะโปรแกรมนี้ก็ยังมีข้อจำกัดอยู่ในบางเรื่อง สำหรับข้อพิจารณาในการเลือกโปรแกรมทำเงินเดือนใหม่ ที่ผมตั้งไว้ก็คือ

1.กรณีที่พนักงานเข้าใหม่หรือลาออกกระหว่างงวด โปรแกรมจะต้องสามารถคำนวณหาจำนวนวันที่ได้รับในเดือนนั้นได้ และหาจำนวนวันของเดือนที่มีการรับพนักงานใหม่หรือลาออกได้ เช่น ถ้าเดือนนั้นมี 28,30,31 การคำนวณจะต้องสามารถใช้ฐานวันของเดือนที่รับพนักงานเข้าใหม่หรือที่ลาออกได้

ตัวอย่างเช่น ถ้ารับพนักงานเข้าทำงานในเดือนกุมภาพันธ์ ซึ่งมีวันทำงาน 28 วัน ผมเองต้องมาถั่วเฉลี่ยค่าจ้างเอง โดยใช้ฐาน 28 เฉพาะการจ่ายค่าจ้างงวดแรก หรืองวดที่พนักงานลาออก

2.กรณีพนักงานมีการปรับเงินเดือนระหว่างงวด โปรแกรมจะต้องสามารถคำนวณหาค่าจ้างใหม่และค่าจ้างเก่าได้ (รวมถึงเงินโอทีด้วย) หรือบางทีการปรับค่าแรงในช่วงสิ้นปี ไม่ตรงกับงวดการตัดค่าจ้าง โปรแกรมจะต้องสามารถคำนวณหาค่าจ้างเก่าและค่าจ้างใหม่ได้เช่นกัน

ตัวอย่างเช่น การปรับค่าจ้างใหม่ ณ วันที่ 1 มกราคม งวดการตัดค่าจ้าง เริ่มวันที่ 21 ธันวาคม ถึง 20 มกราคม โปรแกรมจะต้องสามารถคำนวณหาค่าจ้างเก่า 11 วัน (21-31 ธันวาคม) และค่าจ้างใหม่ 20 วัน (1-20 มกราคม) ได้

3.การตัดงวดค่าจ้าง เช่น รายวันจ่ายเดือนละ 2 ครั้ง รายเดือนมีทั้งแบบจ่ายเดือนละ 1 ครั้ง กับแบบจ่ายเดือนละ 2 ครั้ง ต้องสามารถกำหนดได้

4.ต้องสามารถดึงข้อมูลสรุปวันทำงาน ชั่วโมงโอที จากโปรแกรมอื่นได้ จะเป็น Format แบบไหนก็ได้ ถ้าเป็น xls ได้ก็ยิ่งดี แต่จะเป็น csv, txt ก็ได้ และถ้าสามารถดึงประวัติพนักงานมาด้วยได้ก็จะยิ่งดีมาก

ที่ผมไป Seach หาและไปฟัง DEMO มา ตัว HR-Pro ก็น่าสนใจเพียงแต่ไม่สามารถรับข้อมูลสรุปจากโปรแกรมอื่นได้ เนื่องจากโปรแกรมคำนวณค่าจ้างทุกวันที่มีการส่งประมวลผล ถ้ามีการปรับค่าจ้างมันก็จะคำนวณค่าจ้างใหม่ โอทีใหม่ได้ทันที เพียงแต่ว่างานของผม ต้องรับข้อมูลแบบสรุปมาทำ ทำให้ไม่สะดวกที่จะนำมาใช้งาน

โปรแกรม Payroll ของ BusinessPlus น่าจะใกล้เคียงกับความต้องการของผมมากที่สุด แต่โปรแกรมนี้การคีย์ข้อมูลค่อนข้างคีย์ยากกว่าโปรแกรม TigerSort เรื่องรายงานก็เหมือนกัน ทาง TigerSort จัดทำรายงานได้ดีกว่า พิมพ์รายงานใช้กระดาษน้อยกว่า พิมพ์รายงานแบบเดียวได้ข้อมูลครบ

จากการใช้งานมาได้ระยะหนึ่งก็พบว่า โปรแกรม BusinessPlus ไม่สามารถคำนวณภาษีในแบบสะสมยอดได้ ซึ่งค่อนข้างจะมีปัญหามากในตอนสิ้นปีถ้าไม่ได้ใช้โปรแกรมนี้มาตั้งแต่ต้นปี เนื่องจากโปรแกรมจะไม่นำรายได้และภาษีก่อนหน้าการใช้โปรแกรมมารวมคำนวณ แต่จะนำมารวมคำนวณให้ในตอนสิ้นปีเท่านั้น ซึ่งจะทำให้ยอดภาษีตอนสิ้นปีอาจจะสูงหรือต่ำไปมากก็ได้ ถ้าการคำนวณภาษีก่อนหน้านี้คิดไว้ไม่ถูกต้อง วิธีการคำนวณภาษีของโปรแกรมจะใช้วิธีการคำนวณภาษีแบบคงที่ (ไม่นำรายได้และภาษีก่อนหน้ามาคำนวณใหม่ แต่จะคำนวณตามฐานเงินเดือนปัจจุบันเท่านั้น หรือในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงค่าลดหย่อนโปรแกรมก็ไม่สามารถปรับยอดภาษีใหม่สำหรับเดือนที่เหลือได้)

ถ้าใครมีคำแนะนำดีๆ ในเรื่องของโปรแกรม Payroll ช่วยแจ้งด้วยนะครับ เพื่อเป็นประโยชน์กับคนอื่นๆ ที่ต้องการหาข้อมูล

ยังอาจมีโปรแกรมอื่นๆ ที่ดีกว่านี้ ไว้ถ้ามีข้อมูลใหม่หรือได้ไปดู DEMO มาก็จะมาเล่าให้ฟัง อ้อ ที่เลือก Payroll ของ BusinessPlus นอกจากคุณสมบัติตรงตามที่ต้องการแล้ว ก็มาจากราคาที่ไม่แพงด้วยนะครับ โดยเฉพาะสำนักงานบัญชี