ขั้นตอนการ Link ฐานข้อมูล Express

การเชื่อมฐานข้อมูลของ Express ไปยังโปรแกรม Access เพื่อที่เราจะเอาฐานข้อมูลออกมาใช้ผ่านทางโปรแกรม Access ซึ่งสามารถใช้คำสั่ง Query เพื่อเลือกข้อมูลตามที่เราต้องการก่อนแล้วนำไปออก Report หรือจะส่งต่อไปยัง Excel อีกทีหนึ่งก็ได้

เนื่องจากที่บริษัทเก่าผมใช้โปรแกรม Express 5.5 (Lan)  ในการจัดทำบัญชีและทำสต๊อคสินค้า ผมสังเกตเห็นน้องที่แผนก เวลาตรวจรายงานภาษีซื้อและภาษีขาย เค้าจะพิมพ์ Report ของ Express ไปเป็น txt ไฟล์ เพื่อที่จะใช้โปรแกรม Excel ดึงข้อมูลแล้วนำไปจัดหน้าใหม่แล้ว Sort ตามเลขที่เอกสาร (ซึ่งใช้เวลาค่อนข้างนานในการจัดหน้า) เคยถามเค้าว่า ทำไปทำไมเค้าบอกมาว่าการตรวจรายงานภาษีซื้อ ตรวจค่อนข้างยากและใช้เวลานาน เนื่องจากเอกสารมันกระโดดไปมา บางครั้งต้องตรวจถึง 2-3 รอบก็มี รายงานที่พิมพ์ได้มันเรียงตามวันที่ (ที่จริงมันก็ถูกต้องตามกรมสรรพากรอยู่แล้ว แต่ก็อยากให้มีรายงานภาษีซื้อที่พิมพ์เรียงตามเลขที่เอกสารได้ด้วย)

เผอิญที่นี่เอกสารภาษีซื้อมีค่อนข้างมากเนื่องจากเป็นโรงงานอุตสาหกรรม ที่จริงโปรแกรม Express สามารถเข้าไปแก้รายงานเพื่อสั่งพิมพ์เป็น csv แล้วใช้ Excel ดึงข้อมูลได้ แต่บางทีข้อความที่ได้มันก็มักจะเรียงติดๆ กันไป ก็ยังต้องมาจัดหน้าใหม่ใน Excel อยู่ดี ผมก็เลยใช้วิธีการ Link ฐานข้อมูล Express มาไว้ที่ Access แล้วใช้คำสั่ง Query ในการดึงข้อมูล สามารถเลือกดึงรายงานแยก RR,OE,DN,CN ได้ ซึ่งก็ทำให้การทำงานสะดวกขึ้นมาก

หมายเหตุ วิธีการ Link ฐานข้อมูล เราสามารถเปิดเข้าไปดูข้อมูลในแต่ละเรื่อง(ไฟล์) ได้ เช่น ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ซื้อ ขาย แต่เราไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้นะครับ ดูได้อย่างเดียว

มาดูวิธี Link ฐานข้อมูล กันนะครับ

1. ใน Windows ให้เข้าไปที่ Control Panel เลือก ODBC Data Source เลือก Add เลือก Microsoft Foxpro VFP Driver (*.dbf) แล้วกำหนด Data Source Name เป็น express (จะกำหนดเป็นชื่ออื่นก็ได้) แล้วที่ช่อง Path ให้ใส่ตำแหน่งที่เก็บข้อมูล express (พิมพ์เข้าไปเองเลยก็ได้ถ้าจำได้) หรือจะกด Browe เพื่อหา Directroy ก็ได้ ดูรูปประกอบ

Sample-3

2. เปิดโปรแกรม Access เลือกสร้างไฟล์ใหม่ และตั้งชื่อไฟล์จะใช้ตามที่โปรแกรมกำหนดมาให้ก็ได้
ที่ Menu เลือก File เลือก Get External Data เลือก Link Table แล้วให้กำหนด File of Type (บรรทัดล่าง) เป็น ODBC ก่อน ถึงจะขึ้นแท็บ ให้เลือกแท็บ Machine Data Source เลือก express (ตามที่ตั้งไว้ข้อ 1) ก็จะเข้าสู่หน้าจอ Link Table ให้เลือก Select All มันจะขึ้นข้อความมาเรื่อยๆ ให้กด Enter ไปเรื่อยๆ จนเสร็จ ก็จะปรากฎชื่อ File ขึ้นมา ดูตัวอย่างตามรูป ตอนนี้เราก็สามารถนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้แล้ว

Sample-4

สำหรับท่านใดติดปัญหาหรือต้องการคำแนะนำ ให้ทิ้งข้อความไว้ทีหน้า ตอบปัญหา แล้วผมจะเข้ามาตอบให้ หรือต้องการไฟล์ที่ผมทำไว้ทิ้ง email ไว้แล้วผมจะส่งไฟล์ไปให้