บทความค่าแรงและเงินเดือน | รับทำเงินเดือน - Part 2 บทความค่าแรงและเงินเดือน | รับทำเงินเดือน - Part 2

การอยู่บ้านนายจ้างโดยไม่เสียค่าเช่าบ้าน

คำสั่งกรมสรรพากร

ที่ ป. 23/2533

เรื่อง  การกำหนดมูลค่าของการได้อยู่บ้านที่นายจ้างให้อยู่โดยไม่เสียค่าเช่าเป็นเงินได้ พึงประเมิน

———————————————

เพื่อให้เจ้าพนักงานสรรพากรถือเป็นแนวทางปฏิบัติสำหรับการกำหนดมูลค่าของการ ได้อยู่บ้านที่นายจ้างให้อยู่โดยไม่เสียค่าเช่าเป็นเงินได้พึงประเมิน ตามมาตรา 39 แห่งประมวลรัษฎากร กรมสรรพากรจึงมีคำสั่งดังต่อไปนี้

ข้อ 1 กรณีลูกจ้างได้อยู่ บ้านของนายจ้างโดยไม่เสียค่าเช่า ให้คำนวณประโยชน์เพิ่มจากการนี้เป็นเงินได้พึงประเมินในอัตราร้อยละ 20 ของเงินเดือนหรือค่าจ้างรวมทั้งเงินเพิ่มตลาดปี (ถ้ามี) โดยไม่รวมเงินโบนัสที่จ่ายเป็นรายปี

(1) กรณีลูกจ้างได้อยู่บ้านของนายจ้างโดยไม่เสียค่าเช่า ให้คำนวณประโยชน์เพิ่มจากการนี้เป็นเงินได้พึงประเมินในอัตราร้อยละ 20 ของเงินเดือนหรือค่าจ้างรวมทั้งเงินเพิ่มตลอดปี (ถ้ามี) โดยไม่รวมเงินโบนัสที่จ่ายเป็นรายปี

(2) กรณีลูกจ้างหลายคนได้บ้านของนายจ้างหลังเดียวอยู่รวมกันโดยไม่เสียค่าเช่า ให้คำนวณประโยชน์เพิ่มตามเกณฑ์ใน (1) เป็นเงินได้พึงประเมินของลูกจ้างแต่ละคน

(3) กรณีลูกจ้างหลายคนได้บ้านของนายจ้างหลังเดียวอยู่รวมกันโดยไม่เสียค่าเช่า ตาม (1) ไม่ว่าจะเป็นการโต้แย้งในชั้นการตรวจสอบไต่สวนหรือในชั้นอุทธรณ์ก็ตาม ให้เจ้าพนักงานประเมินทำการประเมินค่าเช่าของบ้านนั้น ๆ ว่าสมควรให้เช่าได้ตามปกติปีละเท่าใด และให้ทำบันทึกการประเมินไว้เป็นหลักฐานแล้วรายงานขอความเห็นชอบจากอธิบดี กรมสรรพากร และใหถือว่าค่าเช่าบ้านที่ได้ทำการประเมินนี้เป็นเงินได้ของลูกจ้างที่จะนำ มาทำการประเมินหรือพิจารณาชี้ขาดของเจ้าหน้าที่ผุ้พิจารณาอุทธรณ์ แล้วแต่กรณี และให้ถือเป็นเกณฑ์ในการคำนวณเงินได้ในปีภาษีต่อไปด้วย เว้นแต่มีข้อเท็จจริงหรือสภาพของบ้านเปลี่ยนแปลงไป

(4) กรณีลูกจ้างหลายคนได้บ้านของนายจ้างตาม (3) หลังเดียวอยู่รวมกัน ให้เฉลี่ยค่าเช่าบ้านที่ประเมินได้ตาม (3) เป็นเงินได้ของลูกจ้างแต่ละคนตามส่วนของเงินเดือนหรือค่าจ้างรวมทั้งเงิน เพิ่มตลอดปี (ถ้ามี) โดยไม่รวมเงินโบนัสที่จ่ายเป็นรายปี และให้ถือว่าค่าเช่าบ้านที่ได้ทำการประเมินนี้เป็นเงินได้ของลูกจ้างที่จะนำ มาทำการประเมินหรือพิจารณาชี้ขาดของเจ้าหน้าที่ผู้พิจารณาอุทธรณ์ แล้วแต่กรณี และให้ถือเป็นเกณฑ์ในการคำนวณเงินได้ในปีภาษีต่อไปด้วย เว้นแต่มีข้อเท็จจริงหรือสภาพของบ้านเปลี่ยนแปลงไป

(5) กรณีลูกจ้างได้อยู่บ้านของนายจ้างโดยไม่เสียค่าเช่าและเป็นบ้านที่นายจ้าง ได้ไปเช่าจากบุคคลอื่นมาอีกต่อหนึ่ง ให้คำนวณประโยชน์เพิ่มจากการนี้เป็นเงินได้พึงประเมินตามค่าเช่าที่นายจ้าง ได้จ่ายไปจริง

(6) กรณีลูกจ้างหลายคนได้บ้านของนายจ้างตาม (5) อยู่รวมกัน ให้เฉลี่ยค่าเช่าบ้านที่นายจ้างได้จ่ายไปจริงตาม (5) เป็นเงินได้ของลูกจ้างแต่ละคนตามส่วนของเงินเดือนหรือค่าจ้าง รวมทั้งเงินเพิ่มตลอดปี (ถ้ามี) โดยไม่รวมเงินโบนัสที่จ่ายเป็นรายปี

ข้อ 2 ในกรณีนายจ้างได้ เช่าบ้านให้เป็นที่พักอาศัยของพนักงาน ซึ่งดำรงตำแหน่งระดับบริหาร โดยนายจ้างเป็นผู้ออกค่าเช่าและค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า ค่าคนสวน และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ภายในบ้าน แม้ต่อมาพนักงานผู้นั้นหรือนายจ้างจะได้ใช้บ้านดังกล่าวส่วนหนึ่งเป็นสถาน ที่ประชุมและปรึกษาหารือกิจการของนายจ้างตลอดจนการจัดงานเลี้ยงรับรองลูกค้า สำคัญ ๆ ของนายจ้างเป็นครั้งคราว ถือได้ว่าค่าเช่าบ้านและค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่นายจ้างจ่ายไปเป็นประโยชน์ที่พนักงานผู้นั้นได้รับทั้งสิ้น พนักงานผู้นั้นจะต้องนำประโยชน์ที่ได้รับทั้งหมดมารวมคำนวณเพื่อเสียภาษี เงินได้บุคคลธรรมดาด้วย

สั่ง ณ วันที่ 26 เมษายน พ.ศ. 2533

บัณฑิต บุณยะปานะ

อธิบดีกรมสรรพากร

การแจ้งประกันสังคม กรณีพนักงานลาออก

ผมเองทำงานด้านบัญชีและต้องรับผิดชอบในการทำเงินเดือนพนักงาน ใช้งานโปรแกรมบัญชีและโปรแกรมเงินเดือนมาหลายตัว วันนี้ขอเล่าถึงปัญหาในการจัดทำเงินเดือนพนักงานในกรณีพนักงานลาออกในส่วนที่เกี่ยวกับประกันสังคมนะครับ

โดยปกติพนักงานเข้าใหม่เมื่อคีย์ข้อมูลลงไปในโปรแกรมและระบุวันที่เข้างาน คุณก็สามารถพิมพ์รายงานนำส่งประกันสังคม สปส.1-03 และ สปส.1-03/1 ได้เลยไม่มีปัญหาอะไร ไม่จำเป็นต้องประมวลผลหรือปิดงวดก่อน แต่ในกรณีที่พนักงานลาออกนี่สิ หลายโปรแกรมที่ผมใช้เมื่อคุณคีย์บันทึกพนักงานรายวันลาออก โปรแกรมจะตัดรายชื่อของพนักงานคนนี้ออกทันที จะไม่มีการจ่ายเงินให้ในงวดนั้น ถึงแม้ว่าจะมีวันทำงานที่ยังต้องจ่ายอยู่ ซึ่งผมเองก็ต้องบอกว่า ถูกต้องแล้ว (เพื่อความปลอดภัยในการทำงานควรจะเป็นแบบนั้น) เพราะฉะนั้นถ้าในงวดการจ่ายที่มีพนักงานลาออกและยังมีค่าจ้างค้างจ่ายอยู่ การบันทึกพนักงานลาออกก็ต้องไปคีย์ในงวดการจ่ายถัดไป

ผมขอยกตัวอย่างนะครับ งวดการจ่ายค่าจ้างงวดวันที่ 15/10/2551 งวดการตัดค่าจ้างและโอทีวันที่ 21/09/2551 – 05/10/2551 นาย ก.ลาออกจากงานในวันที่ 29 กันยายน เพราะฉะนั้น นาย ก.ยังมีค่าจ้างค้างจ่ายอยู่  9 วัน (21-29 กย.) รวมทั้งโอทีด้วย ที่ต้องจ่ายให้ในวันที่ 15 ตค. ดังนั้นเมื่อยังมีค่าแรงค้างจ่ายอยู่ ผมก็ยังไม่สามารถคีย์บันทึกพนักงานลาออกในงวดนี้ได้ (15 ตค.) ต้องไปบันทึกในงวดถัดไปคืองวดการจ่ายค่าจ้างวันที่ 31 ตค. ซึ่งก็จะทำให้คุณไม่สามารถพิมพ์รายงาน สปส.6-09 (แจ้งพนักงานลาออก) ได้ในงวดนี้ ต้องไปพิมพ์ในงวดถัดไป

รายงานการนำส่งประกันสังคมกรณีพนักงานเข้าใหม่ต้องแจ้งภายใน 30 วัน แต่ในกรณีพนักงานลาออก ต้องแจ้งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป เพราะฉะนั้นถ้าดูจากที่ผมกล่าวไว้ข้างต้น พนักงานลาออกวันที่ 29 กย. รายงานแจ้งการลาออก (6-09) ต้องแจ้งภายในวันที่ 15 ตค. แต่เนื่องจากต้องรอบันทึกการลาออกในงวดถัดไป ทำให้รายงานกว่าจะพิมพ์ได้ก็ต้องเป็นงวดการจ่ายวันที่ 31 ตค. ซึ่งก็จะทำให้การส่งรายงานล่าช้ากว่าที่ประกันสังคมกำหนดไว้

ในฐานะที่ผมเป็น Outsource รับทำเงินเดือน รับทำบัญชี เพราะฉะนั้นผมควรทำงานให้ได้ตามมาตรฐานและตามกำหนดเวลา(ประกันสังคม) ปัจจุบันนี้ผมสามารถแก้ปัญหานี้ได้ โดยสามารถแจ้งพนักงานลาออกทันในวันที่ 15 ตค. (เดิมที ตั้งใจจะใช้ระบบ Manual คือนำ สปส.6-09 มาเขียนเอง) แต่ตอนหลังเมื่อทำค่าแรงในงวดกลางเดือนเสร็จก็สั่งประมวลผล แล้ววันถัดไปก็บันทึกพนักงานลาออก และสั่งประมวลผลใหม่อีกครั้ง (ที่ต้องประมวลผลเพื่อให้ระบบ update วันที่ลาออกของพนักงานซึ่งถ้าเข้าไปดูในประวัติพนักงานก็จะเห็นวันที่ลาออกพร้อมเหตุผล) เพียงแต่ว่าการทำงานค่อนข้างยุ่งยาก

แต่พอแก้ปัญหานี้ได้ ก็มาลองคิดดู มันก็แปลกดีนะครับ แจ้งพนักงานลาออกในงวดวันที่ 15 ตค. แต่ในเดือนถัดไป 15 พย.พนักงานที่แจ้งลาออกยังต้องนำส่งประกันสังคมอยู่ (หักไว้เมื่องวด 15 ตค.) ก็เลยลองมาคิดดูอีกทีว่า ที่ถูกน่าจะแจ้งลาออกในเดือน พย. อันที่จริงมันก็ไม่ได้เป็นปัญหาอะไรมากหรอกครับ เพราะประสังคมก็ไม่ได้เคร่งครัดในเรื่องนี้เท่าไหร่ถึงคุณจะแจ้งช้า หรือไม่คุณก็อาจจะแก้วันที่ลาออกให้อยู่ในกำหนดก็ได้

หมายเหตุ โปรแกรมเงินเดือนบางโปรแกรม สามารถบันทึกพนักงานลาออกระหว่างวดได้ ทางบัญชีสามารถคืนสภาพหรือเมื่อทำงานเสร็จแล้วสามารถปรับจากพนักงานลาออกระหว่างงวดไปเป็นลาออก(จริง) ได้ในภายหลัง

งวดการตัดเงินเดือนและโอที

ปัญหาในการจัดทำเงินเดือนและค่าแรง เรื่องสำคัญที่ควรนำมาพิจารณาคือ งวดการตัดเงินเดือน-ค่าแรง และงวดการตัดค่าล่วงเวลา (โอที) เพราะมีผลต่อการจัดทำเงินเดือนค่อนข้างมากและเพื่อลดความยุ่งยากในการจัดทำลง ซึ่งเกี่ยวพันกับการบันทึกบัญชีด้วย

ตามปกติเงินเดือนมักจะออกในวันสิ้นเดือน ตอนที่ผมเข้าทำงานบริษัทใหม่ในเดือนแรก ก็มักจะพบว่าได้เงินเดือนไม่ครบทั้งๆ ที่เราเข้าทำงานในวันที่ 1 ของเดือน สมมติว่าเงินเดือน 30,000 บาทนะครับ พอไปกดเงินอาจจะได้มาเพียง 20,000 บาท ถ้าเค้าให้ Siip มาด้วยก็จะพบว่า วันทำงานมีเพียง 20 วันเท่านั้น ทั้งนี้เนื่องมาจากบริษัทตัดยอดเงินถึงวันที่ 20 เท่านั้น เคยสงสัยบ้างไหม๊ครับว่า ทำไมต้องตัดวันที่ 20 แล้วทำไมต้องใช้เวลาในการจัดทำค่อนข้างนานถึง 10 วัน บัญชีทำไมถึงทำงานได้ช้าจังนะ

พอต้องมาดูแลการคิดเงินเดือนให้พนักงานถึงได้รู้ว่า ที่จริงมันมีขั้นตอนในการทำงานอยู่ บางทีก็ไม่ได้ช้าที่แผนกบัญชีนะครับ ส่วนใหญ่แล้วน่าจะช้ามาจากหน่วยงานอื่น (แผนกบุคคล) ส่งรายงานให้แผนกบัญชีค่อนข้างช้า ผมเองเคยเข้าไปตรวจสอบแล้วพบว่า ทางบุคคลทำรายงานเสร็จเรียบร้อยแล้วพร้อมส่งบัญชี แต่รอเอกสารการเขียนใบลาหยุด ลาป่วย คำขอโอที หรือเอกสารอยู่ระหว่างรอผู้มีอำนาจเซ็นต์อนุมัติอยู่ ก็เลยทำให้ไม่สามารถส่งรายงานได้ ต้องคอยตามทวง

เราลองมาดูกันนะครับว่าเวลา 10 วันในการจัดทำเงินเดือนและค่าแรง ใช้ไปในเรื่องใดบ้าง

  • ในส่วนของ 10 วันจะตรงกับวันหยุดวันอาทิตย์ประมาณ 2 วัน
  • ทางบุคคลขอเวลาในการจัดทำ 3 วัน (ประมวล,คีย์ใบขอโอที,ใบลาหยุดต่างๆ)
  • ทางบัญชีขอเวลาในการจัดทำ 3 วัน (คีย์ขอมูล,ประมวลผล,ตรวจสอบ,ทำเช็คค่าแรงพร้อมเสนอเซ็นต์)
  • นำแผ่นส่งให้ธนาคารพร้อมเช็ค 1 วันและอีก 1 วันเป็นวันเงินเดือนออก

บริษัทที่ผมเคยทำงานด้วยมีพนักงานประมาณ 500 คน ตัดค่าจ้างทุกวันที่ 23 ของเดือนทำให้เหลือเวลาทำงานอยู่เพียง 7 วัน ในจำนวน 7 วันจะตรงกับวันหยุด 1 วัน ทางบุคคลขอ 2 วัน บัญชีขอ 2 วัน ส่งแผ่นให้ธนาคารพร้อมเช็คอีก 1 วัน (ต้องส่งแผ่นก่อนวันเงินเดือนออกอย่างน้อย 1 วันและส่งไม่เกินเที่ยง) และอีก 1 วันเป็นวันเงินเดือนออก ลองมาดูตัวอย่างกันนะครับ ผมยกตัวอย่างของเดือนธันวาคม นะครับ

  • งวดการจ่ายวันที่ 30 ธค. ตัดค่าจ้างวันที่ 23 ทางบุคคลขอ 2 วันคือวันที่ 24 และ 25 ในการรวบรวมข้อมูล ดังนั้นบุคคลต้องส่งรายงานให้บัญชีในวันที่ 26 ไม่เกิน 9.00 น.
  • ทางบัญชีใช้เวลาในการประมวลผล 2 วันคือวันที่ 26 และ 27 (วันเสาร์ทำงาน) เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วต้องทำเช็คไปส่งธนาคารในวันที่ 28 (ตรงกับวันอาทิตย์) ก็เลยต้องเลื่อนไปส่งวันที่ 29 ไม่เกินเที่ยงพร้อมรายงาน แผ่น Disk และเช็คค่าแรง
  • วัันที่ 30 เป็นวันเงินเดือนออก (ที่จริงต้องออกในวันที่ 31 แต่เนื่องจากตรงกับวันหยุดเลยเลื่ยนเข้ามา)

จากตัวอย่างข้างต้น ผมได้จัดทำตารางการจ่ายค่าจ้างขึ้นมา เพื่อกำหนดเวลาให้แต่ละหน่วยงานจัดส่งรายงานภายในกำหนดเวลา อย่างเช่น การเขียนใบคำขอโอที ควรเขียนและส่งก่อนทำโอที ไม่ใช่มาเขียนในตอนเช้า หรือ บางทีลางาน ตอนเช้า่มาทำงานก็ควรเขียนในทันที ไม่ใช่ 2-3 วันมาเขียน ซึ่งก็จะทำให้การสรุปข้อมูลทำได้ช้า ยิ่งถ้าเป็นบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก

ข้อดีในการจัดทำตารางการตัดค่าจ้างอีกอย่างก็คือ ทำให้พนักงานเข้าใจว่าเวลาที่ใช้ในการจัดทำ 7-10 วันนะที่จริงก็ไม่ถือว่าใช้เวลามากเกินไป โดยเฉพาะถ้าเป็นโรงงานที่มีคนงานจำนวนมาก ตารางการตัดค่าจ้างและโอที ผมเห็นทางบุคคลเอาไปติดไว้ที่บอร์ด และเห็นพนักงานมาจดด้วยว่า งวดนี้มีค่าจ้างกี่วัน ตัดโอทีวันไหน

ปัจจุบันงานรับทำเงินเดือน ผมก็เอาตารางการตัดค่าจ้างและโอทีมาทำให้ลูกค้า ในช่องของรายงานที่ส่งให้บัญชี ผมก็ลงเป็นส่งรายงานให้ Outsorce แทน ในเดือนแรกๆ การส่งรายงานก็ไม่เป็นไปตามนั้นแต่หลังจากนั้นไม่เกิน 2-3 เดือน ผมก็เห็นลูกค้าผม ส่งรายงานได้ตามกำหนดเวลาตามที่เราตกลงกันไว้ (ตอนแรกก็นึกว่าจะไม่สนใจดูกันซะอีก)

 

ผู้เขียน : เกียรติชัย ธีรทรัพย์ทวี 
สงวนลิขสิทธิ์ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์
พ.ศ. 2537