ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางและที่พัก ที่จ่ายให้พนักงาน

ตามประมวลรัษฎากรมาตรา 42 (1) ได้กำหนดยกเว้นภาษีเงินได้ในกรณีค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าที่พักไว้ ดังนี้

(1) ค่าเบี้ยเลี้ยงหรือค่าพาหนะซึ่งลูกจ้างหรือผู้รับหน้าที่หรือตำแหน่งงานหรือ ผู้รับทำงานให้ได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการที่ต้องปฏิบัติการ ตามหน้าที่ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้น

เนื่องจากบทบัญญัติของประมวลรัษฎากรไม่ได้มีการให้ คำนิยามศัพท์หรือความหมายของคำว่า “ เบี้ยเลี้ยง ” ไว้จึงต้องใช้ความหมายตามพจนานุกรมฉบับราชบัญฑิตยสถานที่ว่า หมายถึง เงินที่จ่ายให้เป็นค่าอาหารประจำวันในกรณีที่ออกทำงานนอกสถานที่ตั้งประจำ ด้วยเหตุนี้ ค่าเบี้ยเลี้ยงจึงหมายถึงเฉพาะแต่ค่าอาหารประจำวันเท่านั้น แต่อย่างไรก็ตาม เมื่อมีการเดินทางของลูกค้าก็อาจจะมีการพักในระหว่างที่ไปปฏิบัติงานทั้งใน ประเทศหรือต่างประเทศด้วย ดังนั้นในความหมายของคำว่าเบี้ยเลี้ยงที่จะได้รับยกเว้นภาษีเงินได้ จึงรวมไปถึงค่าที่พักที่เกี่ยวเนื่องกับการไปปฏิบัติงานดังกล่าว

ประเด็นที่ควรพิจารณา : เมื่อความหมายของคำว่า “ เบี้ยเลี้ยง ” ตามพจนานุกรมฯ ได้กล่าวถึงการจ่ายเฉพาะกรณีที่ “ ออกทำงานนอกสถานที่ตั้งประจำ ” ก็แสดงว่า การทำงานของพนักงานหรือลูกจ้างจะมีอยู่ด้วยกัน 2 ประการคือ ฝ่ายที่ทำงานในสำนักงานเป็นหน้าที่ประจำ กับฝ่ายที่ออกไปทำงานนอกสำนักงานเป็นหน้าที่ประจำ อาที ฝ่ายที่ทำบัญชีประจำสำนักงาน หรือฝ่ายประชาสัมพันธ์/ต้อนรับจะอยู่ประจำสำนักงาน ส่วนฝ่ายที่ต้องจัดส่งหนังสือหรือฝ่ายการตลาดที่ต้องออกจากสำนักงานอยู่เป็น ประจำตามหน้าที่ กรณีฝ่ายหลังนี้จะไม่อยู่ในความหมายของคำว่า“ เบี้ยเลี้ยง ” ตามพจนานุกรมฯ ดังนั้น การยกเว้นภาษีเงินได้ในค่าเบี้ยเลี้ยง ( รวมค่าที่พัก ) ตามมาตรา 42 (1) แห่งประมวลรัษฎากร ทางกรมสรรพากรจึงพิจารณายกเว้นภาษีเงินได้ให้เฉพาะค่าเบี้ยเลี้ยง ( รวมค่าที่พัก ) ที่พนักงานหรือลูกจ้างได้ออกไปปฏิบัติการตามหน้าที่ของตนตามคำสั่งของนาย จ้างเป็น “ บางครั้ง/บางคราว ” เท่านั้น โดยหน้าที่ประจำของพนักงานหรือลูกจ้างผู้นั้น เป็นหน้าที่ที่ต้องทำงานประจำสำนักงาน ดังพิจารณาได้จากคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป. 59/2538 เรื่องภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา กรณีค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางที่ได้รับยกเว้นไม่ต้องรวมคำนวณเพื่อเสียภาษีเงิน ได้บุคคลธรรมดาตามมาตรา 42 (1) แห่งประมวลรัษฎากร

ข้อสังเกต: จะเห็นได้จากคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.59/2538 ฯ ซึ่งมีข้อความที่ว่า “… ต้องปฏิบัติงานตามหน้าที่นอกสำนักงานหรือนอกสถานที่เป็นครั้งคราว ” จึงจะได้รับยกเว้นภาษีเงินได้ไม่ต้องรวมคำนวณกับเงินได้อื่นเพื่อเสียภาษี ดังนั้นถ้าให้เบี้ยเลี้ยงเดินทางเป็นประจำเพราะมีหน้าที่ที่ลูกจ้างต้องออก ไปเป็นประจำ ก็จะไม่ได้รับยกเว้นภาษีเงินได้ในเบี้ยเลี้ยงเดินทางนั้นๆ ต้องนำไปรวมคำนวณเพื่อเสียภาษีเงินได้ต่อไป นอกจากนี้ คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.59/2538ฯ ยังได้อ้างอิงเทียบเคียงกับอัตราค่าเบี้ยเลี้ยงสูงสุด ที่ทางราชการกำหนดให้ข้าราชการตามพระราชกฤษฎีกาฯ ในลักษณะของการเบิกจ่ายที่เป็นการ “ เหมาจ่าย ” ไม่ต้องมีหลักฐานมาพิสูจน์การจ่ายเงิน แต่ถ้าจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเกินกว่าอัตราค่าเบี้ยเลี้ยงสูงสุดของทางราชการ กฎหมายก็ไม่ได้ห้ามว่าจะกระทำไม่ได้ แต่ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินมาพิสูจน์ในส่วนที่เกินนั้นด้วย ทั้งนี้ทั้งนั้นก็เพื่อดูความสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะในการที่พนักงาน หรือลูกจ้างต้องไปปฏิบัติงานตามหน้าที่ของตน และได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้นจริงๆนั่นเอง

หมายเหตุ : ในการเดินทางไปปฏิบัติงานตามหน้าที่ของลูกจ้างตามคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.59/2538ฯ ทางลูกจ้างต้องมีหลักฐานการได้รับอนุมัติให้เดินทางไปปฏิบัติงานนอกสำนักงาน หรือนอกสถานที่จากนายจ้าง โดยต้องระบุลักษณะงานที่ทำและระยะเวลาในการปฏิบัติงานตามหน้าที่นั้นๆด้วย อีกทั้งกรณีของหลักฐานที่ลูกจ้างต้องนำมาพิสูจน์เมื่อได้รับค่าเบี้ยเลี้ยง เกินกว่าอัตราค่าเบี้ยเลี้ยงของทางราชการ ถ้าผู้รับเงินที่ลูกจ้างได้จ่ายให้ไปไม่มีหลักฐานใบเสร็จรับเงินออกให้ ตัวลูกจ้างก็ควรนำหลักฐานใบสำคัญจ่ายเงินของนายจ้างไปให้บุคคลผู้นั้นเซ็น ชื่อรับเงินพร้อมที่อยู่และสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนที่รับรองความถูกต้อง แล้ว เพื่อให้ทางกรมสรรพากรสามารถตรวจสอบได้ต่อไป

หนังสือตอบข้อหารือกรมสรรพากรที่ กค 0802/16936 ลงวันที่ 21 ธันวาคม 2527 : กรณีพนักงานได้รับค่าเบี้ยเลี้ยงเหมาเป็นรายเดือน ไม่เข้าลักษณะเป็นค่าเบี้ยเลี้ยงที่ได้รับยกเว้นภาษีดาตามมาตรา 42 (1)แห่งประมวลรัษฎากร

หนังสือตอบข้อหารือกรมสรรพากรที่ กค 0802/6054 ลงวันที่ 20 พฤษภาคม 2529 : บริษัทจัดประชุมสัมมนาทางวิชาการได้เชิญผู้เชี่ยวชาญจากต่างประเทศเข้ามา เป็นวิทยากร ค่าใช้จ่ายที่บริษัทจ่ายให้เป็นค่าที่พัก  ค่าอาหารของวิทยากรขณะที่พักอยู่ในประเทศไทย โดยบริษัทให้โรงแรมส่งบิลมาเรียกเก็บจากบริษัทโดยตรง และค่าตั๋วเครื่องบินไปกลับของวิทยากร โดยบริษัทจะส่งตั๋วไปให้หรือให้วิทยากรซื้อตั๋วเองแล้วมาเบิกจากบริษัท ค่าอาหาร ค่าที่พัก และค่าตั๋วเครื่องบินดังกล่าว บริษัทผู้จ่ายไม่มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย เพราะได้รับยกเว้นตามมาตรา 42 (1) แห่งประมวลรัษฎากร ส่วนการจ่ายค่าบรรยาย บริษัทผู้จ่ายมีหน้าที่หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายทุกครั้งที่จ่ายตามมาตรา 50 (1) แห่งประมวลรัษฎากร

หนังสือตอบข้อหารือกรมสรรพากรที่ กค 0802/3548 ลงวันที่ 21 กุมภาพันธ์ 2534 : เงิน ค่าเบี้ยเลี้ยงที่จะได้รับยกเว้น ภาษีเงินได้ส่วนบุคคลธรรมดาของลูกจ้างตามมาตรา 42 (1) จะต้องเป็นกรณีที่ลูกจ้างออกไปทำงานนอกสำนักงานเป็นการชั่วคราว หากเป็นการปฏิบัติงานตามหน้าที่นอกสำนักงานเป็นประจำหรือเป็นการถาวรแล้วไม่ ได้รับยกเว้นภาษี กรณีที่บริษัทได้รับโครงการในต่างจังหวัด ซึ่งส่วนใหญ่เป็นงานโครงการระยะยาว มีระยะเวลาไม่น้อยกว่า 1 ปี บริษัทต้องส่งพนักงานออกไปปฏิบัติงานประจำโครงการที่ต่างจังหวัด ได้จ่ายเบี้ยเลี้ยงเป็นการเหมาจ่ายให้แก่พนักงานในระดับต่างๆ ค่าเบี้ยเลี้ยงดังกล่าวเป็นการจ่ายตอบแทนให้แก่ลูกจ้างที่มีลักษณะต้อง ปฏิบัติหน้าที่นอกสำนักงานประจำ จึงไม่ได้รับยกเว้นภาษีตามมาตรา 42 (1) แห่งประมวลรัษฎากร